Effiziente Abrechnung in Salesforce durch ein integriertes Buchhaltungssystem

Von Lead-to-Cash und darüber hinaus!

Ganz unabhängig von den von Ihnen verkauften Produkten oder Dienstleistungen und von der Größe Ihres Unternehmens – irgendwann werden Sie oder jemand in Ihrem Team eine Rechnung generieren oder zumindest eine Form der Kommunikation herstellen und aufzeichnen müssen, um eine Zahlung für vereinbarte Arbeit einzuholen.

Wenn Sie bereits Salesforce „out-of-the-box“ verwenden oder über ein benutzerdefiniertes CPQ verfügen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Fakturierung und Abrechnung integrieren können.

Sie könnten zum Beispiel benutzerdefinierte Objekte aus Ihrem Opportunity-Objekt erstellen, um Rechnungen über Salesforce zu generieren und zu verschicken, und diese Informationen dann wiederum in Ihr Buchhaltungssystem übertragen. Die Übertragung hierbei erfolgt oft manuell, ist zeitintensiv und oft nicht fehlerfrei.

Sie könnten aber auch, Salesforce mit einem Buchhaltungssystem integrieren – und diesem Rechnungswesen-System Ihre Rechnungsinformationen zuführen, um dadurch Rechnungen zu generieren und abzurechnen.

Die dritte Möglichkeit wäre eine Kombination aus beidem. Hier kommen wir ins Spiel.

Warum Salesforce und sevDesk die perfekte Gesamtlösung für Ihr Unternehmen darstellen.

Während Salesforce den gesamten Prozess der Kundenkommunikation abbildet, vom Kennenlernen bis zur Auftragserstellung, unterstützt sevDesk den weiteren Verlauf Ihrer Folgeprozesse. Dabei werden eine ganze Reihe von Tätigkeiten, die für einen reibungslosen Unternehmensbetrieb verantwortlich sind, aber nicht im (direkten) Zusammenhang mit Kunden stehen, berücksichtigt. Dazu gehören Rechnungsstellung, Buchhaltung und Warenwirtschaft. Salesforce bietet hierbei keine Möglichkeit der Darstellung und ist auf die Integration mit einem Zweitsystem angewiesen. sevDesk stellt hier also eine gemeinsame Schnittmenge dar. Wo Salesforce aufhört, setzt sevDesk an.
Um das volle Leistungsspektrum ausnutzen zu können und von den Vorteilen beider Systeme zu profitieren, ist es notwendig diese miteinander zu integrieren. Wenn es darum geht ein CRM-System mit einer Finanzlösung zu integrieren, kommen immer wieder verschiedene Fragen auf – “Wie integriere ich mein ERP System mit einer Finanzlösung ohne dabei in eine Kostenfalle zu tappen?”, “Welche Synchronisierungstools brauche ich und welche Implementierungskosten kommen auf mich zu?”

Eine Integration ohne Middleware

Diese Fragen lassen sich sehr leicht beantworten. Denn die sevDesk Integration für Salesforce, ist sehr leicht aufzusetzen und sofort einsatzbereit. Sie müssen lediglich in den AppExchange Store um sie herunterzuladen .
Sie benötigen weder teure Synchronisierungstools, noch Drittsysteme, denn beide Systeme kommunizieren direkt miteinander und tauschen Daten direkt aus.
Um die Integration nutzen zu können bedarf es den Besitz einer Salesforce und sevDesk Lizenz. Sollten Sie eine der beiden Plattformen bereits nutzen, muss man lediglich eine Migration veranlassen, dabei steht Ihnen unser Team gerne zur Seite.

Konfiguration – was genau kann ich eigentlich synchronisieren?

Die Konfiguration ist hierbei sehr einfach und flexibel. Bei der Integration beider Systeme stellt sich die Frage, welche Daten in sevDesk und welche in Salesforce gespeichert und welche Daten eigentlich synchronisiert werden sollen. Eine pauschale Antwort gibt es nicht, denn jedes Unternehmen hat seine eigenen Vertriebsprozesse und Entscheidungsleitlinien. Wir wollten es Ihnen einfacher machen und haben ein simples Synchronisierungs-Schema erstellt:

Kundenstammdaten werden hierbei in Salesforce gepflegt. Sollten Sie schon einen Datensatz in sevDesk haben – nur keine Sorge, wir helfen Ihnen bei der Datenmigration und stellen die Integrität ihrer Daten sicher!
Nachdem Sie nun wissen, dass Ihre zentrale Datenbank für Kundendaten Salesforce sein wird, müssen Sie festlegen aus welcher Richtung Sie ihre Produkte synchronisieren möchten. Hierbei kommt es darauf an welche der beiden Instanzen den Materialstamm enthalten soll und aus welcher die Produktdaten wohin übermittelt werden sollen. Der Synchronisierungs-Intervall kann stündlich oder täglich geschehen oder manuell in Gang gebracht werden.

Wie genau funktioniert die Integration?

Da Angebote Teil des Opportunity Management in Salesforce sind, ist es sinnvoll diese auch dort zu erstellen. An dieser Stelle haben Sie mehrere Optionen. Je nachdem wie viele Zwischenschritte Sie und Ihr Team zwischen Angebotserstellung und Rechnungsstellung bevorzugen. Der längste Weg wäre hierbei Ihre Opportunity erst einmal in einen Salesforce Auftrag umzuwandeln, diesen dann als Auftrag in sevDesk erstellen zu lassen und erst dann eine Rechnung zu konfigurieren. Sie können aber auch den schnellen Weg gehen und mit nur einem Klick Ihre Salesforce Opportunity vom Angebotsstand sofort in eine Rechnung umwandeln; die oben genannten Zwischenschritte werden hierbei entweder ganz oder teils ausgelassen. Für welchen Workflow Sie sich auch entscheiden Ihre Aufträge werden immer in Salesforce kreiert, an sevDesk weitergeleitet und dann zurück nach Salesforce synchronisiert. So sind Sie immer auf dem neuesten Stand, in beiden Systemen – keine Datenduplizierung, keine Fehler, keine doppelte Dateneingabe.

Was passiert in sevDesk sobald Sie Ihren Auftrag abgeschickt haben?

Nun als erstes, übernimmt sevDesk die vorgegebenen Positionen und Stammdaten, die Sie vorher in Salesforce erstellt haben, automatisch in die entsprechenden Felder. Nach gesetzlichen Anforderungen und Vorgaben werden zudem selbstständig, über das sevDesk Rechnungsprogramm, alle rechtlichen Pflichtangaben ausgefüllt. Gleichzeitig werden alle ausgewählten Produkte aufgelistet und nach entsprechend geltenden Steuersätzen die Umsatzsteuer berechnet. Sie werden also die lästige Aufgabe los, manuell Daten von einem System ins andere übertragen zu müssen und verhindern fehlerhafte Eingaben. Dies erspart Ihnen und Ihrem Team nicht nur Zeit und Mühe, sondern ermöglicht es Ihnen auch Ihre Ressourcen in anderen Tätigkeiten einzusetzen.
Ist die Rechnung erstellt, so kann an dieser Stelle sevDesk von einer seiner vielfältigen Integrationen Gebrauch machen und zum Beispiel die vorhandene Postschnittstelle nutzen. Dabei müssen Sie nichts anderes tun als mit einem Klick (in Salesforce) auf “an sevDesk senden” zu drücken und Ihre Rechnung wird von einem Drittanbieter ausgedruckt, kuvertiert und verschickt. Selbstverständlich können Sie alternativ auch die Rechnung digital per E-mail verschicken lassen oder herunterladen.

Das Online Banking System bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit alle Zahlungseingänge mit vorhandenen Rechnungen zu vergleichen und sofort Einsicht auf unbezahlte oder beglichene Rechnungen zu erhalten. Optional können Sie zudem, wie schon erwähnt, ein voll- oder halbautomatisiertes Mahnwesen-System einrichten, das Kunden an ausstehende Zahlungen erinnert.

Die DATEV Export Funktion ermöglicht Ihnen eine bessere Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater. Sie können also problemlos Daten und Belege untereinander austauschen oder Ihrem Steuerberater Zugang zu Ihrem sevDesk Account freigeben. Zusätzlich verfügt sevDesk über eine Schnittstelle zum Finanzamt, durch die Sie Ihre USt-Voranmeldung direkt aus Ihrem System an das Finanzamt übermitteln können.

Wie Sie sehen erhalten Sie durch die Integration von Salesforce und sevDesk mehr als nur ein CRM- System und eine Finanzlösung. Nein, Sie kriegen eine vollständig automatisierte Gesamtlösung für alle Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen – mit ausgezeichneten CRM-, Vertriebs-, Marketing- und Service Tools und natürlich einem der besten Cloud-Accounting Systeme.

Wie geht es weiter?

Wir arbeiten konstant daran uns zu verbessern und Ihnen neue Möglichkeiten der Optimierung bereitzustellen. Im Moment entwickeln wir ein Datenmigrationstool. Dieses wird sevDesk Nutzern dabei helfen Ihre Daten in nur wenigen Schritten in Salesforce zu übertragen. Des Weiteren sind wir gerade dabei neue Funktionen zu realisieren, wie zum Beispiel die Status Übersicht von Bezahlten und Offenen Posten in Salesforce, durch eine automatische Synchronisierung mit sevDesk.
Dies und vieles mehr wird Ihnen in Zukunft noch mehr Freude bereiten.

Von Anastasia Pahl
cloudwharf.com

Anastasia Pahl

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