E-Rechnungen in Salesforce – was sind E-Rechnungen und wie erstellt man E-Rechnungen in Salesforce

E-Rechnung, XRechnung, XML-Rechnung, PDF-Rechnungen und … 🐎 Zugpferd ZUGFeRD? Das Thema E-Rechnung ist in Deutschland weiterhin in aller Munde. In diesem Blogpost klären wir die wichtigsten Fragen. Dazu zählen: Was ist eine E-Rechnung? Was ist ein Beispiel für eine E-Rechnung? Welche verschiedenen Formate müsst ihr kennen? Welche Pflichten habt ihr und ab wann? Und zu guter Letzt geht es noch um unser Lieblings-CRM: Salesforce. Wie lassen sich E-Rechnungen in Salesforce abbilden? Also los!

Und das Beste für alle, die es mal ausprobieren wollen: In unserem TestDrive könnt ihr in sechs einfachen Schritten probeweise eine E-Rechnung in Salesforce erstellen. Und wer es sich das Thema E-Rechnungen lieber in einem Video erklären lässt, bitteschön:

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine E-Rechnung?
• Was sind die wichtigsten Formate für E-Rechnungen in Deutschland?
  • Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
  • Was ist eine XML-Rechnung?
  • Was ist eine XRechnung?
• Was ist ein Beispiel für eine E-Rechnung?
• Ein Beispiel für eine ZUGFeRD-Rechnung
• Ein Beispiel für eine XRechnung (.xml)
• Wie erstelle ich eine E-Rechnung in Salesforce?
• Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?
• Was ist ab wann für wen Pflicht?
• Eine gute Quelle um mehr zu erfahren und weiter up to date zu bleiben

Was ist eine E-Rechnung?

Zunächst mal ein Blick in § 2 der E-Rechnungsverordnung (ERechV). Demnach ist eine Rechnung eine E-Rechnungen, wenn sie

1. […] in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

Unternehmen* müssen künftig** also in der Lage sein, Rechnungen in den bestimmten elektronischen Formaten 1) auszustellen, 2) zu übermitteln und 3) zu empfangen. Stellt sich die Frage: Welche Formate erfüllen insbesondere die Anforderung an die automatische Verarbeitung?

*Anmerkung: Allerdings gilt diese kommende Pflicht nicht nur für juristische Personen (wie GmbHs), sondern auch für natürliche Personen, die unternehmerisch tätig sind, wie z.B. Selbstständige.

**Anmerkung: „künftig“ heißt, dass es hierzu noch Übergangsregelungen gibt. Die Einführung erfolgt stufenweise. Darauf gehen wir gleich näher ein.

Was sind die wichtigsten Formate für E-Rechnungen in Deutschland?

Bevor wir eine E-Rechnung in Salesforce erstellen, lasst uns zunächst die beiden wichtigsten Formate in Deutschland ansehen (Stand 2025), die die Anforderungen erfüllen:

• ZUGFeRD
• XRechnung

Klar ist heute schon: PDFs ohne eingebettetes XML (oder auch .docx usw.) erfüllen die Weiterverarbeitung im Sinne der zweiten Anforderung oben nicht.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Bei der ZUGFeRD-Rechnung wird maschinenlesbares XML in eine PDF-Datei eingebettet, sodass diese hybride Lösung sowohl für Menschen als auch für Maschinen gut lesbar ist. Aufgrund dieser Eigenschaften wird sie viel im B2B-Bereich verwendet. Sie vereint die Vorteile beider Formate: .pdf und .xml. Ab der Version 2.0.1 gilt sie als E-Rechnung (siehe Frage 7 der FAQs des Bundesfinanzministeriums). Hier geht’s direkt zu unserem Beispiel für eine ZUGFeRD-Rechnung.

Zusatzinformation: Öffnet man so eine Rechnung beispielsweise mit Adobe Acrobat, dann wird neben der üblichen Anzeige der PDF-Datei unter Attachments (Anhänge) noch der XML-Anteil angezeigt.

Achtung für Mac-Nutzer:innen: Mit Apple Preview kann der XML-Anteil derzeit nicht angezeigt werden. (Stand: Januar 2025)

Was ist eine XML-Rechnung? (Überleitung zur XRechnung)

Um zu verstehen, was eine XRechnung ist, lasst uns kurz noch breiter schauen: Was ist eine XML-Rechnung? Das könnte bspw. der eingebettete XML-Code der ZUGFeRD-Rechnung sein. So eine XML-Datei muss aber natürlich nicht aus einer ZUGFeRD-Rechnung stammen. Denn technisch gesehen ist XML schlicht ein Datenformat, das Daten wie bspw. Rechnungsdaten strukturiert übermitteln kann. Insofern ist auch die XRechnung, die wir uns gleich ansehen werden, eine spezielle Form einer XML-Rechnung, die dabei allerdings einen bestimmten Standard erfüllt. Dies dient dem Zweck, dass die Rechnungsempfängerin weiß, wie die Rechnung strukturiert sein wird – und sie so leicht automatisch verarbeiten kann.

Das führt uns direkt zur XRechnung, die wir uns als nächstes ansehen.

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist also auch XML-basiert. Dieser Standard ist für das B2G-Geschäft (Business to Government) bereits vor 2025 verpflichtend gewesen, insofern stellen der XRechnungs-Standard wie auch das ZUGFeRD-Format standardisierte Lösungen dar. Da bietet es sich an, diese Lösungen auch im B2B-Geschäft zu verwenden. Dort ist die XRechnung aber nicht verpflichtend (Stand: Januar 2025). Insbesondere zeichnet sich der XRechnungs-Standard nämlich dadurch aus, dass es in ihm die Möglichkeit gibt, die Leitweg-ID, die es für Geschäfte mit Behörden braucht, anzugeben. Behörden können so die ganze Rechnung mitsamt der Leitweg-ID automatisiert auswerten. Im B2B-Geschäft ist die Leitweg-ID aber nicht verpflichtend (Frage 6 bei den FAQs zur Einführung der E-Rechnung).

Was ist ein Beispiel für eine E-Rechnung?

Jetzt sehen wir uns zwei Beispiele für die gängigsten Formate an.

Ein Beispiel für eine ZUGFeRD-Rechnung

Auf dem Screenshot seht ihr eine ZUGFeRD-Rechnung. Auf den ersten Blick sieht sie aus wie eine normale PDF-Datei. Wenn ihr aber rechts auf Anhänge schaut, seht ihr, dass XML in sie eingebettet ist. Dadurch kann eine Maschine diese Datei leicht auswerten. Außerdem seht ihr, dass das Dateiformat schon .xml ist.

Wenn ihr euch die XML von so einer Rechnung genauer ansehen wollt, reicht schon ein Text-Editor (Windows: Notepad, Mac: TextEdit). Auch sehen wir uns gleich an, wie ihr selbst (ohne Installation oder Registrierung), einfach eine ZUGFeRD-Datei in unserem TestDrive erstellen könnt.

Ein vereinfachtes Beispiel für eine XRechnung (.xml)

Die XRechnung enthält wie jede XML-Datei verschiedene Tags, welche als Labels agieren und so anzeigen, was die jeweilige Information ist. Also z.B. die Umsatzsteuer, der Rechnungsbetrag, die UStID, usw. Lasst uns zunächst einen vereinfachten Abschnitt einer Rechnung ansehen. In unserem Fall sehen wir uns die Beschreibung einer einzelnen Position sowie den Nettobetrag, die Umsatzsteuer und den Bruttobetrag der gesamten Rechnung an. Die Labels sind dabei jeweils lila markiert:

        <ram:Description>Dienstleistung: Webdesign</ram:Description>
        [...]*
        <ram:TaxBasisTotalAmount currencyID="EUR">1000.00</ram:TaxBasisTotalAmount>
        <ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">190.00</ram:TaxTotalAmount>
        <ram:GrandTotalAmount currencyID="EUR">1190.00</ram:GrandTotalAmount>

*Zusatzinformation: Da sich die Beschreibung (Description) auf die einzelne Position bezieht (Zeile 1), während sich die Beträge darunter auf die gesamte Rechnung beziehen (Zeilen 3 bis 5), ist die Beschreibung in andere übergeordnete Tags eingebettet. Diese haben wir der Einfachheit halber weggelassen.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung in Salesforce?

Um eine E-Rechnung zu erstellen gibt es zahlreiche Programme, die euch dabei unterstützen. Um die GoBD zu erfüllen, liegt es ohnehin nahe, eure Buchhaltung in einem geeigneten Programm (d.h. z.B. nicht mit Excel und Word) zu machen. Wir zeigen euch jetzt wie ihr es selbst ausprobieren und in sechs einfachen Schritten eine Probe-E-Rechnung in Salesforce erstellen könnt. Dazu nutzen wir den TestDrive, eine kostenlose Testumgebung, in der ihr unsere App Finblick ausprobieren könnt.

Schaut es euch am besten im Video an. Hier kommt ihr direkt zu der Stelle, an der wir die E-Rechnung erstellen. Ansonsten folgt diesen sechs einfachen Schritten:

Schritt 1: Geht auf den Salesforce AppExchange und sucht noch Finblick oder klickt auf diesen Link.

Schritt 2: Klickt dort auf „Try It Free“. Wählt dann „Try in a test drive org“ aus und klickt dann auf „Start Test Drive“. In dieser Instanz ist unsere Buchhaltungsapp bereits vorinstalliert.

Schritt 3: Unter Rechnungen erstellt ihr eine Rechnung.

Schritt 4: Füllt alle benötigten Informationen aus. Ihr könnt entweder selbst einen Account anlegen oder die bereits vorerstellte „MjölFit Beratung“ verwenden. Gebt dazu einfach unter Account „Mjölfit B“ ein, dann wird sie angezeigt. Das wird dann die Kundin sein, an die wir die Rechnung adressieren.

Scrollt runter und gebt Rechnungsdatum, Start und Ende des Leistungszeitraums, die Fälligkeit ein und wählt als Sprache z.B. DE für Deutsch aus.

Schritt 5: Stellt sich noch die Frage: Welche Leistungen wollen wir abrechnen? Klickt dazu einfach auf „+ Mehrere Positionen hinzufügen“, wählt das „Standard Price Book“ aus und fügt, wie im Screenshot unten schon geschehen, z.B. Bücher und Seminare hinzu. Vergesst zuletzt nicht zu speichern.

Schritt 6: Wählt das Format aus (z.B. ZUGFeRD), in dem ihr euer Rechnungsdokument erstellen wollt, klickt auf Speichern und danach oben rechts auf Rechnung generieren. Und tatarata! 🥳 Schon habt ihr eine E-Rechnung in Salesforce erstellt! (Natürlich nur, sofern ihr „ZUGFeRD“ oder „XInvoice“ als Dateiformat ausgewählt habt!) Ihr findet sie unter Notizen & Anhänge und könnt sie euch einfach runterladen.

Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?

Hierzu gibt es keine konkreten Vorgaben. Prinzipiell reicht schon eine E-Mail-Adresse. Denkbar ist aber auch eine Schnittstelle einzurichten, zu der die Rechnungen hochgeladen werden können und sogar die Übergabe mit einem USB-Stick. Schaut dazu auch mal in Frage 8 der FAQs des Bundesfinanzministeriums zum Thema E-Rechnung.

Was ist ab wann für wen Pflicht?

Für das B2B-Geschäft in Deutschland gilt: Ab 1. Januar 2025 müsst ihr E-Rechnungen empfangen können.

Von 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 könnt ihr euch als Rechnungssteller:innen noch entscheiden, ob ihr E-Rechnungen oder sonstige Rechnungen (wie z.B. Papierrechnungen) ausstellt. Und wenn euer Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt, dann sogar bis zum 31. Dezember 2027. Vereinfacht zusammengefasst ist das auch nochmal in der folgenden Grafik:

Eine gute Quelle um mehr zu erfahren und weiter up to date zu bleiben

Offizielle Informationen zur obligatorischen Einführung der E-Rechnung und etwaigen Ausnahmen von der Pflicht findet ihr bei den FAQs des Bundesfinanzministeriums zur Einführung der E-Rechnung. Da das Thema aktuell ist und alle viel dazu lernen, ist diese Seite ohnehin sehr zu empfehlen – macht euch am besten ein Lesezeichen. Und nehmt unseren Blogpost auch gerne mit in eure Lesezeichen. Wir versuchen ihn auch up to date zu halten!

Fazit

Die E-Rechnung bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse effizienter und moderner zu gestalten. Mit Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung stehen praktikable Lösungen für unterschiedliche Anforderungen bereit – nicht nur für den öffentlichen Sektor, sondern auch für das B2B-Geschäft.

Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und bis spätestens 2028 wird die Ausstellung verpflichtend. Wer sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen einstellt, kann nicht nur die gesetzlichen Fristen einhalten, sondern auch langfristig Zeit und Kosten sparen.

Für alle, die den Umstieg auf E-Rechnungen direkt ausprobieren möchten, bietet unser Finblick-TestDrive eine unkomplizierte Möglichkeit, die Erstellung von E-Rechnungen in Salesforce zu testen. So wird der Einstieg in die Welt der E-Rechnungen zum Kinderspiel.

Solltet ihr bereits Salesforce nutzen, schreibt uns! Mit Finblick bieten wir euch eine vielseitige und skalierbare Buchhaltungslösung, die wir gerne an eure individuellen Bedürfnisse anpassen.

Marco Zander

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