Von Lead zu Cash und darüber hinaus!

Eine Live Demonstration des Integrationsmodells vom Unternehmen 121WATT.

Ihr wolltet schon immer mal wissen, wie ihr euren kompletten Lead-to-Cash-Prozess mit angebundenem Webshop im CRM abbilden könnt? Dann seid ihr hier genau richtig. In diesem Artikel zeigen wir euch das Integrationsmodell des Schulungs- und Trainingsanbieter 121WATT. Außerdem haben wir ein informatives Video für euch vorbereitet, das den kompletten Lead to Cash Prozess demonstriert. Die Live Demo veranschaulicht zudem, wie die internen Prozesse miteinander verbunden sind und warum die Integration von Salesforce und sevDesk die perfekte Gesamtlösung für kleine und mittelständische Unternehmen darstellt.

Das Integrationsmodell des Unternehmens 121WATT

121WATT vertreibt B2C Schulungen über ihren Online Shop, bietet aber auch B2B Inhouse Seminare und Trainee Programme für andere Unternehmen an. Kunden können online B2C Schulungen über die Webseite oder einen Drittanbieter, wie Semigator, kursfinder.de oder Springest buchen. Der Onlineshop ist direkt mit Salesforce verbunden; somit fließen alle Informationen über die Seite unmittelbar in das CRM und können dort jederzeit weiter bearbeitet und eingesehen werden. Nach dem Kauf werden mehrere automatisierte E-Mails verschickt, so zum Beispiel die Buchungsbestätigung, die Rechnung aber auch wichtige Informationen bezüglich der Veranstaltung und der benötigten Materialien. Zudem wird der Kunde einige Tage vor Beginn der Schulung noch einmal per Email an die bevorstehende Schulung erinnert.
Das alles geschieht vollautomatisiert.

Die Rechnung wird aus Salesforce heraus in sevDesk erstellt und dem Käufer weitergeleitet. Die Schnittstelle synchronisiert die Information aus sevDesk zurück an Salesforce, sodass man jederzeit auf die aktuellen Revenue Informationen zugreifen kann. Man schafft also echte Transparenz im Geschäftsalltag.

Die Live Demonstration beschreibt den Buchungs- und Bearbeitungsprozess von Inhouse Seminaren im Detail. Da hier ein individuelles Angebot mit bestimmten Anforderungen erstellt werden muss, werden B2B Seminare nicht sofort online gebucht, sondern über Lead-Formulare auf der Website von Interessenten erst einmal angefragt. Der Sales Manager kann die Leads daraufhin bearbeiten und ein passendes Angebot erstellen. Sobald der Kunde das Angebot angenommen hat, kann das Backoffice die Rechnung mittels der sevDesk Integration für Salesforce erstellen, diese aus sevDesk heraus verschicken und darüber hinaus nebenbei auch noch die Buchhaltung machen. sevDesk hat eine Online Banking Schnittstelle, die es ermöglicht automatisiert offene Posten abzugleichen und bietet zudem ein voll- bzw. halb-automatisiertes Mahnwesen System an, mit dem sie den Kunden an nicht beglichene Rechnungen erinnern können. Von Belegerkennungs-Funktionen über eine DATEV Schnittstelle, bis hin zu einem separaten Steuerberaterzugang, sevDesk deckt alle Folgeprozesse gänzlich ab.

Das Transkript des Videos können ihr hier einsehen:

Hallo und herzlich willkommen zu unserer Live Demonstration der sevDesk Integration für Salesforce. Mein Name ist Anastasia Pahl, Ich bin Marketing Managerin bei Cloudwharf. Mein Team und ich zeigen Ihnen heute wie beide Systeme miteinander die perfekte Allround Lösung für SMBs und Startups darstellen.
Im folgenden Video gehen wir Schritt für Schritt den Lead zu Cash Prozess eines Unternehmens anhand eines real-life Beispiels durch; angefangen bei Leadgenerierung, über Rechnungsstellung, bis hin zu Buchhaltungs-Funktionen. Viel Spaß!

Schauen wir uns doch mal die Business Prozesse vom Unternehmen 121WATT an.
121WATT verkauft Seminare über ihren Onlineshop, der direkt mit Salesforce verbunden ist. Sie verkaufen aber auch B2B Services an Unternehmen, wie zum Beispiel Inhouse Seminare oder Trainee Programme.

Wir schauen uns jetzt den kompletten Lead to Cash Prozess von Inhouse Seminaren etwas näher an.

121Watt generiert Business durch verschiedene Lead Formulare; Interessenten können hierbei verschiedene B2B-Services buchen.
Sie müssen lediglich Ihre Kontaktdaten ausfüllen und den gewünschten Schwerpunkt des Seminars, sowie den Zeitraum angeben. Zusätzlich werden nähere Informationen benötigt, wie zum Beispiel die gewünschte Dauer des Seminars, voraussichtliche Teilnehmerzahl und der gewünschte Schulungsort. Kunden können außerdem angeben bis wann Sie ein Angebot erhalten haben möchten und zusätzliche Kommentare und Anforderungen spezifizieren.

Sobald das Formular abgeschickt wurde, fließt die Information in Salesforce und es wird automatisch ein Lead kreiert und einem Sales Manager zugewiesen. Der Sales Manager bearbeitet diesen Lead, kontaktiert den Kunden und bespricht alle gewünschten Anforderungen. Sobald ersichtlich ist, dass der Kunde großes Interesse hat, wird der Lead in eine Opportunity umgewandelt.

In unserer Opportunity springen wir direkt zum Prozessschritt „Proposal“ und erstellen dem Kunden ein Angebot. Wir haben hier also ein “SEO Inhouse Seminar” mit Ablaufdatum Ende Mai.
Jetzt müssen wir lediglich noch die Produkte hinzufügen; diese sind in unserem System bereits hinterlegt. Der Kunde erhält auf seine Bestellung einen Rabatt von 5%.

Wir generieren jetzt ein Angebot im PDF Format und verschicken dieses direkt aus Salesforce heraus per Email an den Kunden. Der Kunde kann nun das Angebot durchschauen und, wenn er damit zufrieden ist, dieses akzeptieren.

Wir können jetzt wir den Angebots-Status in „Accepted“ ändern und unser Angebot mit der Opportunity synchronisieren. Wir wechseln nun zurück zu unserer Opportunity und schließen diese als „Closed/Won“ ab.

Unsere Arbeit als Sales Manager ist somit getan. Jetzt müssen wir lediglich nur noch das Angebot fakturieren und die Rechnung an den Kunden schicken.Wir können nun alle nötigen Informationen aus Salesforce heraus an sevDesk senden.

Wir wechseln zu sevDesk und gehen direkt in den Bereich „Rechnungen“; hier finden wir sofort unsere Rechnung vor. Alle benötigten Kundeninformationen wurden hierbei automatisch in sevDesk übertragen, wie Kundenname, Anschrift, Rechnungspositionen und Datum. Sie müssen als nicht mehr Daten von einem System ins Nächste übertragen, vermeiden somit Fehler und ersparen sich Zeit.

Zusätzlich können wir in sevDesk das Zeiterfassungs Modul nutzen, um alle Dienstleistungen zu erfassen, wie zum Beispiel wenn wir die Vorbereitung für diese Schulung dem Kunden in Rechnung stellen wollen. Der Stundensatz wird hierbei automatisch ausgewählt, wir müssen lediglich die Anzahl der Stunden definieren. Wir können nun die erfasste Zeit unserer Rechnung beifügen. sevDesk bietet außerdem die Möglichkeit Zeit mit Hilfe von anderen Applikationen zu erfassen, wie zum Beispiel Papershift.
Papershift ist sehr tief mit sevDesk integriert und bietet verschiedene Funktionen an. Die Integration ermöglicht es die in Papershift erfasste Zeit direkt in sevDesk hinzuzufügen.

Sobald die Rechnung fertiggestellt wurde, können wir diese an unseren Kunden schicken. Wir können hierbei die integrierte Post-Schnittstelle nutzen und die Rechnung über einen Drittanbieter mit nur einem Klick per Post verschicken lassen; das erspart uns das Ausdrucken, Kuvertieren und den Weg zur Post, oder wir senden die Rechnung dem Kunden ganz simpel per Email zu.

Die Rechnung erhält den Status „fällig“.

Man kann sevDesk außerdem mit einer Bank anbinden, dadurch werden eingegangene Zahlungen mit fälligen Rechnungen abgeglichen. Sobald eine Rechnung beglichen wurde, wird im System automatisch der Status „bezahlt“ vermerkt.
Sollte die Rechnung bis zum Fälligkeitsdatum nicht beglichen worden sein, kann man eine Mahnung erstellen und an den Kunden senden. Das Mahnungssystem funktioniert halb und vollautomatisiert.

sevDesk hat alle Ausgangsrechnungsfunktionen, wie zum Beispiel Gutschriften und Auftragserfassung. Man kann aber auch alle Eingangsrechnungen erfassen.
Wir wählen hier eine Eingangsrechnung aus und laden diese in sevDesk hoch. sevDesk erkennt intelligent alle Informationen und überträgt diese automatisch in das System; des Weiteren können wir alle Eingangsrechnungen kategorisieren und direkt speichern.

Alle Informationen von Rechnungen und Belegen kann man über eine integrierte Schnittstelle in DATEV exportieren und an den Steuerberater weiterleiten.

Unsere Umsatzinformationen fließen durch die Schnittstelle zurück zu Salesforce. Wir können hier sofort für jeden Account alle Umsätze einsehen. In Salesforce können wir außerdem verschiedene Grafiken und Diagramme für eine bessere Auswertung und Analyse erstellen. Zum Beispiel kann man hier die Entwicklung unseres Umsatzes einsehen, aber auch wie sich der Umsatz auf die verschiedenen Mitarbeiter verteilt.

Durch die Integration von Salesforce und sevDesk erhält man eine sehr flexible Gesamtlösung, die alle nötigen Funktionen in einem SMB abdeckt.
Wir kommen nun zum Ende unserer Live Demonstration und möchten uns für Ihre Aufmerksamkeit ganz herzlich bedanken. Sollten Sie noch Fragen oder
Anregungen bezüglich dieses Themas haben, können Sie uns jederzeit via support@cloudwharf.com kontaktieren.

Vielen Dank und auf Wiedersehen.

Anastasia Pahl

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