Angebote in Salesforce

Es war noch nie so einfach.

Wenn Unternehmensprozesse und -abläufe optimiert werden sollen, gibt es dafür meist einen ganz bestimmten Initiator – den Vertrieb. Die Gründe dafür sind offensichtlich. Salesforce vereint auf modernster Basis der Technologie so ziemlich alles, was man sich unter Customer Relationship Management vorstellen kann.

Optimierung von Vertriebsprozessen

Man lernt die Vorzüge der Lösung zu schätzen, sobald man erst einmal auf den Geschmack gekommen ist. So fängt man an die eigenen Prozesse immer weiter auszubauen, Abläufe zu optimieren und Stammdaten zu erweitern, ja sogar aus intelligenten Berichten realistische Zahlen zu ziehen. Zum Ende hin sind dann meist die eigenen Prozesse und Vertriebsabläufe optimal in Salesforce abgebildet… alle bis auf eins…

…das Angebot! Besser gesagt: der komplette Vertriebsprozess, der im Wesentlichen aus der Verfolgung von Opportunities und dem Erstellen von Angeboten besteht, ist dargestellt, alles ist perfekt, bis auf einen Prozess… das Angebot fehlt. Das liegt irgendwo im Nirgendwo außerhalb von Salesforce, als Word-Datei, Excel oder auf irgendeinem Netzwerklaufwerk.

Ganz egal, was für ein Unternehmen Sie führen, ob Sie nun Dienstleistungen oder Produkte verkaufen, irgendwann kommt der Punkt, da müssen Sie Ihren Kunden ein Angebot unterbreiten und ein Dokument generieren. Wenn man also bedenkt, welch wichtigen Bestandteil das Angebot im Vertriebsprozess einnimmt, so ist es ziemlich verwunderlich, warum auch dieses sich nicht in Salesforce befindet.

Doch ein schönes, professionelles Angebot zu erstellen ist leider nicht immer einfach, geschweige denn günstig. Momentan gibt es verschiedene Lösungen, Angebote in Salesforce zu generieren. Diese haben jedoch alle Ihre Eigenheiten und sind meist für den kleinen Unternehmer unbezahlbar.

Dabei sollte die Angebotsverwaltung in Salesforce doch so einfach sein. Denn alle wichtigen Bestandteile sind ja eigentlich bereits in Salesforce vorhanden: die Opportunity enthält alle Accountinformationen samt Kontaktrollen, Produkten und deren zugehörigen Preisbüchern – schließlich stecken immer Produkte oder Dienstleistungen hinter einer bestimmten Umsatzerwartung.

Mit diesem Ansatz hat unser Team eine Lösung für Sie entwickelt, die es Ihnen gestattet Angebote auf effiziente Weise standardisiert direkt in Salesforce zu erstellen und zu verarbeiten. Wir haben eine Integration geschaffen, die es Ihnen ermöglicht das ganze Potential von zwei ausgezeichneten Systemen zu nutzen.

Standardisierung und Effizienz mit der sevDesk Integration für Salesforce

Unsere Schnittstelle synchronisiert ohne jegliche Middleware Salesforce und sevDesk miteinander und vermeidet so Datenduplizierung, doppelte Dateneingabe und unnötigen Zeitaufwand. Sie können in nur wenigen Klicks alle wichtigen Finanzdokumente, wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen generieren. Salesforce nutzt dabei die professionellen, individuell gestaltbaren Designs von sevDesk und synchronisiert diese in beide Systeme.

Die Nutzung unserer Integration ermöglicht so die Aufteilung des Vertriebs in Front- und Backoffice. Während sich Ihre Sales Mitarbeiter auf den Kundenkontakt, sowie auf die direkte Abwicklung vor Ort konzentrieren, übernimmt das Backoffice Team in einem nahtlosen Prozess die Auftragsabwicklung und buchhalterischen Aufgaben.

Einer der größten Vorteile unserer Integration ist, dass sie über keine externen Daten mehr verfügen; dies sorgt für mehr Transparenz und ein effizienteres Vorgehen. Zur Nutzung unserer Schnittstelle benötigen Sie eine sevDesk Lizenz sowie eine Salesforce Lizenz, ab der Professional Edition. Die Schnittstelle selbst können Sie auf AppExchange herunterladen.

Die Automatisierung Ihrer Vertriebsprozesse lohnt sich auch bei der Erstellung von ganz einfachen Angeboten und Finanzdokumenten. Denn zentrale Designvorlagen und vordefinierte Produkte helfen Ihnen dabei viel Zeit bei der Generierung von Dokumenten zu sparen und sichert Ihnen eine positive Außenwirkung.

Ein besonderes Feature unserer Integration ist die optionale Möglichkeit Genehmigungsprozesse in Ihren Workflow zu integrieren.
Sprich, Sie können einstellen, dass alle Unterlagen vor dem Versand an den Kunden, von einem Vorgesetzten genehmigt werden müssen. Der Vorgesetzte eines jeden Mitarbeiters wird hierbei vorab im System hinterlegt. Auf diese Weise können Sie Ihren Vertriebsprozess noch weiter strukturieren und ausbauen.

Wie das Ganze funktioniert, haben wir Ihnen in einem kurzen Tutorial zusammengefasst. Das Script haben wir Ihnen im Anschluss beigefügt.

Angebote in Salesforce – Das Script zum Video

Hallo und herzlich willkommen zu unserem neuen Tutorial der sevDesk Integration für Salesforce. Mein Name ist Anastasia Pahl. Ich bin Marketing Managerin bei der Firma Cloudwharf. Gemeinsam schauen wir uns heute das Thema “Angebote in Salesforce” etwas näher an. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie in nur wenigen Schritten mit Hilfe der sevDesk Integration für Salesforce Angebote in beiden Systemen generieren können. Außerdem demonstriere ich Ihnen unseren vollautomatisierten Genehmigungsprozess. Sie können diesen optional bei der Erstellung von Angeboten und anderen Finanzdokumenten durch unsere Schnittstelle nutzen.

Falls Sie zum ersten Mal bei uns sind, schauen Sie sich doch mal auf unserem Youtube-Channel um. Wir posten regelmäßige neue Salesforce Tutorials und Live Demos.

Nun gut, fangen wir an.
In unserem heutigen Video möchten wir unserem Kunden Herrn Olafsson, von der Olafsson GmbH, ein Angebot über mehrere Kaffeemaschinen unterbreiten. Wir selbst sind Büroausstatter und bieten zudem auch die Wartung und Installation besagter Vollautomaten an.

Unsere Opportunity heißt demnach “Vollausstattung Kaffee”. Wir haben unseren Kunden schon qualifiziert und ausgewertet und befinden uns nun im Verhandlungsprozess. Dieser beinhaltet selbstverständlich die Erstellung eines Angebots.

Wir klicken auf Angebote und wählen “Neues Angebot” aus. Sogleich öffnet sich ein Fenster, in dem wir den Entwurf unserer Angebotes bearbeiten können.
Wir füllen nun die nötigsten Angaben ein. Wir geben dem Angebot einen Namen, setzen ein Ablaufdatum und bestimmen den entsprechenden Kunden. Wir können hier auch die Sprache festlegen, in der das Angebot erstellt werden soll. Je nachdem für welche Sprache man sich entscheidet, wird in sevDesk automatisch das entsprechende Template gewählt. Wir wählen Deutsch und speichern die eingefügten Informationen.

Wie Sie sehen, wurde der Entwurf gespeichert. Wir müssen jedoch noch die entsprechenden Produkte hinzufügen. Wir öffnen nun das Angebot. Auch hier haben wir einen vordefinierten Pfad. Wir klicken auf “Produkte hinzufügen” und wählen in unserem Preisbuch die passende Ware aus. Im nächsten Schritt können wir die Menge sowie die Preise definieren. Wenn wir damit fertig sind, speichern wir unsere Daten.

Wir können nun das Angebot individualisieren. Wir gehen zu “Details” und fügen zusätzlich einen Kopf- und Fußtext ein. Sie können mit Hilfe der Salesforce Automatisierung auch einen generischen Text für alle Angebote hinterlegen und automatisch vorausfüllen lassen. Zusätzlich wählen wir das Angebotsdatum aus und definieren die Umsatzsteuerregelung. Wir speichern den Entwurf und klicken auf “Angebot erstellen”.

Sogleich öffnet sich die Vorschau unseres eben erstellten Dokuments. Da es sich hierbei nur um eine Vorschau handelt, können wir Informationen, wenn es notwendig sein sollte, überarbeiten. Sollten wir uns nun also dazu entscheiden den Preis des Kaffees im ersten Angebot etwas höher anzusetzen, können wir das selbstverständlich ganz einfach realisieren. Wir schließen dafür einfach die Vorschau und gehen zum Tab “Verwandt”. Nun klicken wir auf das Untermenü rechts neben dem entsprechenden Produkt und wählen “Bearbeiten”. Hier können wir den Verkaufspreis erhöhen und die Änderungen speichern.

Wir klicken nun noch einmal auf “Angebot erstellen” und überprüfen, ob alle Angaben in unserem Entwurf korrekt sind. Wie Sie sehen, können Sie sehr schöne und professionelle Finanzdokumente erzeugen. Die Schnittstelle nutzt hierbei die Funktionen und Vorlagen von sevDesk, um die Dokumente in Ihrer Wunsch-Form in Salesforce zu generieren.

Der Genehmigungsprozess

An dieser Stelle möchte ich anmerken, dass Sie bei unserer Integration zwei Möglichkeiten haben Ihren Angebotsprozess zu gestalten.
Zum Einen können Ihre Vertriebsmitarbeiter selbständig Angebote erstellen und diese direkt an den Kunden weiterleiten. Zum Anderen, können Sie im Vorhinein den sogenannten “Genehmigungsprozess” aktivieren. Dieser bewirkt, dass alle ausgehenden Angebote vor der Versendung an den Kunden, vom Vorgesetzten genehmigt werden müssen. Der Vorgesetzte eines jeden Mitarbeiters muss vorab im System hinterlegt werden. Für dieses Video haben wir den Genehmigungsprozess für die Angebotsgenerierung aktiviert. Sie können diesen in den Einstellungen Ihrer sevDesk Anwendung in Salesforce jederzeit ändern. Dies gilt übrigens auch für die Erstellung anderer Finanzdokumente, wie Gutschriften und die komplette Auftragserfassung.

Wenn dieser Prozess inaktiv ist, finden Sie in der Vorschau anstatt dem Knopf “Zur Genehmigung senden” den Knopf “Erstellen” vor. Sprich, Sie könnten den Genehmigungsprozess komplett überspringen und direkt aus der Vorschau heraus das Angebot erstellen und an den Kunden weiterleiten. Wir starten jetzt den Genehmigungsprozess und senden das Dokument an unseren Vorgesetzten Robert.

Sogleich bekommt Robert auf seinem Handy eine Benachrichtigung und kann nun in nur wenigen Schritten über die mobile Salesforce App dem Angebot zustimmen oder dieses ablehnen. Die Salesforce App, zeigt Robert die wichtigsten Informationen des erhaltenen Angebots, sowie den generierten Entwurf in einer Vorschau. Sobald der Vorgesetzte das Angebot genehmigt hat, erhält unser Sales Mark eine Benachrichtigung und der Angebotsstatus in unserem Angebot wechselt zu “Generiert”. Das Dokument ist nun im System hinterlegt.

Wir klicken auf die Taste “Angebot per E-Mail senden” und verschicken dem Kunden das Angebot. Sobald der Kunde das Angebot akzeptiert hat, ändern wir unseren Status dementsprechend und schließen die Opportunity ab. Unsere Arbeit als Sales Manager ist somit getan. Das Backoffice kann sich nun um die Auftragsabwicklung kümmern.

Schauen wir doch mal kurz zu sevDesk und werfen einen Blick auf das soeben generierte Finanzdokument in unserem Buchhaltungssystem.
Wir klicken dafür einfach im linken Navigationsmenü auf Aufträge und gehen dann zu den Angeboten. Sogleich finden wir unser eben erstelltes Dokument vor.

Das wars mit unserem Tutorial. Wir möchten uns für Ihre Aufmerksamkeit ganz herzlich bedanken. Sollten Sie noch Fragen und Anregungen haben, hinterlassen Sie uns doch bitte ein Kommentar oder schreiben Sie uns eine E-Mail an support@cloudwharf.com.

Bis zum nächsten Mal.

Anastasia Pahl

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