Gutschriften in Salesforce

Wenn Sie Gutschriften in Salesforce erstellen möchten, werden Sie sich mit Sicherheit schwer tun, es sei denn Sie haben in Salesforce CPQ investiert oder nutzen Salesforce Billing. Vielleicht greift Ihr Team auch auf ein von Salesforce getrenntes System eines Drittanbieters zu.

Ein nicht integriertes System hat jedoch meist Datenduplizierung zur Folge, bringt Fehler mit sich, ist zeitaufwendig und erfordert viel Geduld, sowie manuelle Arbeit.
Wir haben sehr lange darüber nachgedacht, wie wir die Geschäftsprozesse unserer Kunden bestmöglich optimieren können. Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Zeitersparnis und maximale Automatisierung standen dabei im Vordergrund.
Unsere sevDesk Integration für Salesforce bietet eine einfache Übertragung von Daten, zum Erstellen von Gutschriften. Die Betonung hierbei liegt auf einfache.

Durch die Zusammenarbeit mit einigen Kunden, haben wir verschiedene individuelle native Lösungen entwickelt, die auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind und optimal ihre Prozesse abdecken.
Dabei nutzen unsere Kunden die Schnittstelle zum Erstellen und Verwalten Ihrer Finanzdokumente in Salesforce. Sie greifen auf die professionellen Templates und Briefpapiere von sevDesk zu und können somit Ihre Markenidentität durch ein individuelles Corporate Design stützen.

Für diejenigen, die sevDesk noch nicht kennen. sevDesk ist eine Online Buchhaltungssoftware, die kleinen und mittelständischen Unternehmen die optimale Bandbreite an wichtigen Funktionen für Rechnungslegung, Buchhaltung und Warenwirtschaft bietet. Ein wichtiges Feature hierbei sind Gutschriften.

Im folgenden Video zeigen wir Ihnen wie Sie mit Hilfe der sevDesk Integration und unserer eigenen speziell entwickelten Lösungen in Salesforce Gutschriften generieren können. Wir haben dieses Tutorial in zwei Teile aufgeteilt. Im ersten Szenario, erklären wir Ihnen wie Sie einfache Gutschriften basierend auf einem bestimmten Prozentsatz ihres Umsatzes erstellen können. Im zweiten Part arbeiten wir mit komplexeren Prozessen und unterschiedlichen Abrechnungsformen. Zum einen, mit einer Pauschalprovision, zum Anderen mit der Abrechnung über die Marge.

In diesem Video wurden unsere Gutschriften aus Opportunities heraus generiert. Viele Kunden bevorzugen es jedoch Ihre Gutschriften aus Aufträgen heraus zu erstellen. Diese Möglichkeit haben wir selbstverständlich auch schon realisiert.
Da jedes Unternehmen auf seine eigene Art und Weise arbeitet, müssen die Gutschriften-Features individuell angepasst werden und können nicht als eine Package Solution auf den Markt gebracht werden. So schreiben manche Unternehmen dem Partner ihre Provision erst gut, wenn der Kunde die Rechnung auch bezahlt hat; andere wiederum überweisen Gutschriften an ihre Partner, noch vor Eingang einer Zahlung des Kunden. Zudem variieren die Abrechnungsarten stark; ob man nun durch eine Pauschal- oder Fix-Provision abrechnet oder von einem bestimmten Prozentsatz der Marge oder des Umsatzes ausgeht. Das alles kann in Salesforce konfiguriert werden, man muss nur wissen wie.

Das Skript zum Video finden Sie hier:

Hallo und herzlich willkommen zu unserem neuen Tutorial der sevDesk Integration für Salesforce. Heute zeige ich Ihnen, wie Sie in nur wenigen Schritten mit Hilfe der Schnittstelle und unserer eigens entwickelten nativen Lösungen Gutschriften in beiden Systemen generieren können.

Falls Sie zum ersten Mal bei uns sind, schauen Sie sich doch mal auf unserem Youtube-Channel um. Wir posten regelmäßige neue Salesforce Tutorials und Live Demos.
Kommen wir zurück zu unserem heutigen Thema. Gutschriften in Salesforce mit Hilfe von sevDesk.
Für diejenigen, die sevDesk noch nicht kennen. sevDesk ist eine Online Buchhaltungssoftware, die kleinen und mittelständischen Unternehmen die optimale Bandbreite an wichtigen Funktionen für Rechnungslegung, Buchhaltung und Warenwirtschaft bietet. Ein wichtiges Feature hierbei sind Gutschriften.

Wir haben dieses Video in zwei Teile aufgeteilt. Im ersten Part zeigen wir Ihnen die einfachste Möglichkeit eine Gutschrift, basierend auf einem bestimmten Prozentsatz, zu erstellen. Im Zweiten Szenario arbeiten wir mit komplexeren Prozessen und verschiedenen Abrechnungsformen.

Nehmen wir mal an, unser Unternehmen arbeitet mit verschiedenen Partnern zusammen, die für uns unsere Produkte vertreiben. Bei dieser Bestellung haben wir mit dem Partner Fair Trade zusammengearbeitet. Laut unserer Abmachung erhält unser Partner 10% vom Umsatz eines abgeschlossenen Deals.
Unser Sales hat die Opportunity bereits abgeschlossen und eine Rechnung an den Kunden ausgestellt. Das Backoffice kümmert sich nun um die Vergütung der Partner.
Wir klicken auf “Gutschriften erstellen”. Sogleich öffnet sich ein neuer Auftrag basierend auf der vorangegangenen Rechnung.

Wir füllen einen Kopf- und Fußtext aus und wählen die Kategorie “Provision” aus, da es sich hierbei um eine Provision handelt. sevDesk bietet vordefinierte Buchungshilfen an; man differenziert hierbei zwischen vier Kategorien: Honorar, Provision, Minderleistung/Teilstorno und dem individuellen Buchungskonto.

Wir speichern das Ganze und klicken auf “Gutschrift erstellen”, um eine Vorschau zu erhalten.
Werfen wir nun einen kurzen Blick auf den Entwurf des Finanzdokumentes; wenn wir damit zufrieden sind, klicken wir auf “Erstellen”. Die PDF wird aus Salesforce heraus in sevDesk kreiert und in beiden Systemen hinterlegt. Die Datei in Salesforce finden wir hier. Wir können diese nun jederzeit einsehen.

Wir wechseln jetzt zu sevDesk, aktualisieren die Seite und finden in der Sparte Rechnungen, unter Gutschriften unser generiertes Finanzdokument vor. Wie Sie sehen, können Sie auf die Dateien aus beiden Systemen zugreifen.

Kommen wir nun zu unserem zweiten Szenario. Auch hier arbeitet unser Unternehmen mit verschiedenen Partnern zusammen, jedoch sind die Abrechnungsprozesse unserer Gutschriften etwas komplizierter.

Wir klicken nun auf “Gutschriften erstellen”.
Sogleich öffnet sich eine Übersicht unserer Partner, mit denen wir im Januar zusammengearbeitet haben. Wir können hier nach bestimmten Zeiträumen suchen.

Neben den Accountnamen und den wichtigsten Stammdaten kriegen wir auch einen Überblick über die Anzahl der Opportunities, sowie die Anzahl der Opportunity-Produkte, die unsere Partner in diesem Monat bearbeitet haben. Jeder Partner kann mehrere Opportunities bzw Opportunity- Produkte auf einmal haben.

Opportunities können unterschiedlich definiert sein. Sie könnten diese zum Beispiel als verschiedene Dienstleistungen bzw. Produkte mit unterschiedlichen Abrechnungsarten definieren oder jeden Kunden als eine Opportunity auflisten.

So könnte eine Partner-Opportunity der Kunde BMW sein und die zweite Partner-Opportunity der Kunde Audi. Beide Opportunities würden von einem Partner bearbeitet worden sein, ihre eigenen Produkte und Services gelistet haben und individuell abgerechnet werden.
Schauen wir uns doch mal die Fair Trade Market Opportunity an.

Im Fall von Fair Trade entsprechen die Gutschrift-Opportunities zwei verschiedenen Dienstleistungen bzw. Abrechnungsarten bei einem einzigen Kunden.
Zum einen erhält der Partner eine Provision in Höhe von 25% der Marge der verkauften Produkte, zum Anderen wird gleichzeitig eine fixe Pauschalprovision für bestimmte Services ausgezahlt.
Gehen wir zurück und schauen uns die Opportunity-Produkte etwas genauer an.

Die Opportunity Kaffee Lieferung umfasst mehrere verschiedene Produkte; zum einen den Kaffee selber, zum anderen die Kaffee Vollautomaten. Sie können hier auch die Menge, sowie die einzelnen Preise und eine genauere Auflistung der Provisionsberechnung sehen. Als Beispiel haben wir Ihnen hier die Formel eingeblendet.

Die Berechnung erfolgt durch Salesforce automatisch. In unserem Fall haben wir zusätzlich zum Listenpreis auch eine Handling Fee pro Stück von 1,20€.
Sie können die Kalkulation individuell nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren.
Am Ende wird natürlich zur Gesamtsumme auch noch die MWSt. hinzugefügt.
Die Opportunity Kaffee Lieferung enthält also 60 Packungen Kaffee und 5 Kaffeemaschinen. Auf beide Produkte werden dem Partner 25% der Marge gutgeschrieben. Für den Service Rollout kriegt der Partner eine Pauschalprovision.

Wir gehen zurück zur Partner-Übersicht und haben nun die Möglichkeit eine, mehrere oder alle Partner auf einmal auszuwählen, um Gutschriften zu generieren. Wir wählen alle aus und klicken auf “Erstellen”.
Sogleich werden alle Gutschriften erstellt, jedoch sind die Dokumente noch nicht generiert.
Man könnte natürlich auch alle Dokumente mit einem Klick generieren lassen und direkt an sevDesk versenden. Jedoch hätte man hierbei dann nicht die Möglichkeit, die Dokumente vorher noch einmal zu prüfen. Man müsste sich also 100% sicher sein, dass alles korrekt ist, wenn man diesen Schritt bevorzugt. In unserem Fall können wir die Gutschriften alle vorher noch einmal überprüfen und bearbeiten.

Schauen wir uns doch mal den Auftrag “426” an. Klicken Sie auf “Details” und fügen Sie bei Bedarf einen Kopf- bzw Fußtext hinzu. Sie können diesen Schritt auch automatisieren. Speichern Sie das Ganze und klicken dann auf “Gutschrift erstellen”.

Wir schauen uns das Finanzdokument kurz in der Vorschau an. Wie Sie sehen wurde die MWSt. automatisch hinzugefügt. Wenn wir damit zufrieden sind, klicken wir auf “Erstellen”. Das PDF wird wie im ersten Beispiel in beiden Systemen erstellt und hinterlegt.

Wir wechseln zu sevDesk, klicken auf Rechnungen und gehen dann zu den Gutschriften. Hier finden wir sogleich unsere eben generierte Gutschrift vor.

Das wars mit unserem Tutorial. Wir möchten uns für Ihre Aufmerksamkeit ganz herzlich bedanken. Sollten Sie noch Fragen und Anregungen haben, hinterlassen Sie uns doch ein Kommentar oder schreiben Sie uns an support@cloudwharf.com.

Bis zum nächsten Mal.

Anastasia Pahl

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