Angebotsverwaltung in Salesforce

Die kontinuierliche Digitalisierung alltäglicher Lebensbereiche bietet mit zunehmender Automatisierung Unternehmen von heute immer mehr Möglichkeiten ihren Geschäftsalltag zu optimieren.

Über die Erschließung neuer Märkte durch neuartige Produkte und Dienstleistungen, bis hin zur langfristigen Kundenbindung durch den Einsatz unterstützender IT Lösungen. Die erfolgreichsten Unternehmen haben eine gut durchdachte Digitalstrategie. Um digital und innovativ zu sein, müssen Sie bereit sein in eine Strategie zur Digitalisierung Ihres Unternehmens zu investieren und somit neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Die Digitalisierung des Vertriebs ist dabei besonders wichtig, um Effizienz, Sales-Erfolg und die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu steigern. Digitale Angebotsverwaltung ist somit ein großes Thema unter Vertriebsmitarbeitern geworden.

Als ich vor 7 Jahren eine aktive Beratungstätigkeit aufnahm, stellte sich heraus, dass fast alle Top-Manager von Unternehmen immer wieder dieselben Fragen stellen.

Unübersichtliche Geschäftsprozesse im Vertrieb

Haben Sie sich schon mal gefragt wie viel Zeit Ihr Verkaufsteam benötigt, um ein Angebot vorzubereiten? Wie sicher sind Sie sich, dass die Angebote, die Ihre Kunden von Ihnen und Ihrem Team erhalten keine groben Fehler oder aus rechtlicher Sicht illegitimen Texte enthalten? Haben Sie einen Überblick, über die Rabatte und Bedingungen unter denen Ihr Vertriebsteam Geschäfte abwickelt und sind diese mit Vorgesetzten abgestimmt? Wie lange warten Kunden auf ein Angebot? Verwendet das Sales Team dabei aktuelle Preislisten und besteht die Möglichkeit in den Verlauf aller bisher erbrachten Angebot einzusehen?

Obwohl diese Unklarheiten und Unwissenheit über die Arbeitsweise des eigenen Vertriebsteams bestehen, bearbeiten dieselben Unternehmer ihre Angebote weiterhin in MS Word oder MS Excel und speichern diese bestenfalls in einem geteilten Netzwerkordner ab- und das oft nur im E-Mail-Verlauf oder im lokalen Computer ihrer Vertriebsmitarbeiter. Es wird viel Zeit für die Erstellung von Angeboten und deren Verwaltung aufgewendet. Dabei prüft die Rechtsabteilung nur selten Angebote, die an Kunden verschickt werden. Das Ganze ist mit großen Risiken verbunden und mindert die Leistung der Verkaufsteams erheblich. Des Weiteren verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass ein Deal tatsächlich erfolgreich abgeschlossen wird.

Trotz der Tatsache, dass Angebote einer der wichtigsten Bestandteile des Verkaufsprozesses sind, pflegen viele Unternehmen diese außerhalb ihrer CRM-Systeme und verschieben eine Implementierung auf unbestimmte Zeit.

Einer der Hauptgründe hierfür ist oft die falsche Annahme der Verkaufsteams, dass für Angebote keine universelle Vorlage gebaut werden kann, da Angebot immer personalisiert sein müssen. Die Aussage „Unsere Angebote sind immer individuell“, haben mein Team und ich schon viel zu oft zu Ohren bekommen.

Versteckte Hintergründe sind jedoch häufig, dass Vertriebsteams ihre volle Flexibilität nicht verlieren wollen und zu einer offenen und transparenten Arbeitsweise nicht bereit sind. Hier muss ich dann als Berater oft durchgreifen und das Team überzeugen, dass das Thema für einen effektiven Vertrieb äußerst wichtig ist.

Wie genau läuft der Umstieg auf die digitalisierte Angebotsverwaltung eigentlich ab?

Meine Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass in den allermeisten Fällen eine Einführung von Angeboten im Salesforce CRM implementiert und äußerst effektiv genutzt werden kann. Hauptsache ist, dem Kunden den Implementierungsprozess explizit zu erklären und ihm sein Potential und seine Möglichkeiten ausführlich zu veranschaulichen.

Zunächst sollte der Kunde zusammen mit einem Berater seine Anforderungen sammeln. Dies beinhaltet die Klassifizierung aller möglichen Angebote, sowie eine Bereitstellung von Layouts und Texten. Außerdem müssen dynamische Inhalte von Angeboten definiert, Verkaufsrichtlinien für Rabatte geschrieben und alle Genehmigungsprozesse abgestimmt werden.

Sobald dies geschehen ist, wird der beste Ansatz für die Umsetzung des Angebotsmodul gewählt. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten, je nachdem, welche Anforderungen und Wünsche der Kunde hat. Sie haben die Wahl zwischen einem Salesforce out-of-the-box Modul, dem Salesforce CPQ, einem individuell entwickelten Angebotsmodul und einer Integration mit einem Drittanbieter.

1. Das Salesforce out-of-the-box Modul zur Erstellung von Angeboten ist optimal für kleine Unternehmen, die Standardprodukte verkaufen und sehr einfache Angebote erstellen, geeignet. Dieses Modul bietet leider nur sehr begrenzte Funktionen, die Angebotsvorlage zu individualisieren, modern und präsentabel zu gestalten. Deswegen entscheiden sich Kunden selten für diese Lösung.
2. Das Salesforce CPQ ist ein spezielles Modul, mit dem Sie Angebote für ein komplexes System von Produkten und optionalen Einstellungen und Erweiterungen, die voneinander abhängig sind, erstellen können. Komplexere Rabattsysteme mit Rabattstufen können hierbei gut abgebildet werden.
   Das Salesforce CPQ hat außerdem viele verschiedene dynamische Vorlagen; diese sind erweiterbar und ergänzbar. Ein Beispiel hierfür wären Automobilhersteller wie AUDI und BMW. Beide Unternehmen verkaufen Autos mit einer Vielzahl von Optionen und Paketen und setzen dabei komplexe Rabattsysteme ein.
3. Wenn das Salesforce out-of-the-box Modul nicht ausreicht, das CPQ jedoch zu viel ist, kann man sich ein Angebotsmodul auch durch einen Salesforce Consulting Partner wie Cloudwharf nativ maßschneidern lassen. Wir entwickeln seit Jahren auf der Salesforce Plattform (force.com) individuelle Lösungen, die den gesamten Angebotsprozess abbilden. Unter Berücksichtigung aller Unternehmensanforderungen, erstellen wir spezifische Layouts, die alle Schlüsselfelder beinhalten. Dadurch werden Angebote schnell und einfach in Salesforce generiert und direkt in den Angebotsprozess integriert.
   

   Unsere eigene Software-Komponente sowie unser Know-How, das wir aus einer Vielzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten gesammelt haben, ermöglichen es uns, alle Kundenanforderungen in kürzester Zeit umzusetzen.

4. Last but not least, man kann Salesforce auch mit einem Drittanbieter integrieren, wie zum Beispiel einem ERP Provider oder einer Finanzlösung. Die Angebote werden hierbei im ERP-System erstellt und mit Salesforce synchronisiert. Dieses Szenario hat unser Team in unserer Integration von Salesforce und sevDesk implementiert. sevDesk ist eine Online Buchhaltungssoftware, die alle wesentlichen Rechnungsstellungs-, Buchhaltungs- und ERP-Funktionen eines SMBs abdeckt. Ein Beispiel, wie die sevDesk Integration mit Salesforce zusammen funktioniert, können Sie sich in unserer Livedemo ansehen, die den kompletten Lead-to-Cash Prozess eines Unternehmens abbildet.

Was macht eine gute Implementierung aus?

Sobald man sich für das passende Angebotsmodul entschieden hat, werden die Anforderungen an das Entwicklungsteam weitergegeben und implementiert. Eine gute Implementierung ermöglicht es nicht nur Ihren Vertriebsleitern erheblich Zeit bei der Ausarbeitung von Angeboten zu sparen, sondern auch Kosten für den Vertrieb zu senken und Opportunities schneller abzuschließen.
Außerdem hilft es Ihnen dabei verschiedene Genehmigungsprozesse zu kreieren, mit denen Sie Angebote anhand von Verkaufsrichtlinien steuern können. So zum Beispiel, wenn Sie für eine bestimmte Warengruppe einen Rabatt von mehr als 10% gewähren oder Waren ohne Wartung verkaufen, können Sie festlegen, dass der Abteilungsleiter dieses Angebot annehmen muss, ehe es dem Kunden rausgeschickt wird. Liegt der Gesamtbetrag über 100.000 €, muss der CEO das Angebot vorher prüfen und freigeben.

Zudem können Sie Angebote mit Opportunities synchronisieren und detaillierte Forecasts und Pipelines in Salesforce aufbauen. Während das Vertriebsteam in einem System nach einem einheitlichen Prozess arbeitet, erhalten Kunden Angebote mit individuellen Corporate Designs und Inhalten, die vom Legal Team genehmigt wurden. Man kann dabei den kompletten Verlauf von allen verschickten Angeboten jederzeit einsehen und verliert so niemals den Überblick. Außerdem hilft der homogene Arbeitsprozess Ihnen dabei neue Mitarbeiter schneller zu schulen und zu onboarden.

Jeder Unternehmer, der ein Business leitet oder sein Geschäft vorantreiben will, versucht bei unwichtigen Dingen Zeit zu sparen. So ist es nicht verwunderlich, dass es immer beliebter wird, Unterlagen über das Handy, Tablet oder den Computer abzusegnen und zu bearbeiten. Die elektronische Signatur ist heutzutage ein großer Bestandteil vom Tagesgeschäft. DocuSign ist einer der bekannteren Anbieter, den man als Erweiterung von Salesforce nutzen kann, egal wo man sich gerade befindet. Das signierte Dokument wird direkt in Salesforce hochgeladen und finalisiert den Angebotsprozess.

Aus meiner Sicht muss ein sauberer Angebotsprozess nicht nur automatisiert und strukturiert sein, sondern auch ein Part des Vertriebsprozesses im CRM sein. Nur so kann der Kunde von allen oben genannten Vorteilen profitieren. Salesforce bietet hierbei die perfekte Technologie und unzählige Möglichkeiten Ihre Prozesse hochqualitativ und individuell zu gestalten.

Konstantin Teplinskiy

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