Was ist eine Gutschrift?

Die verschiedenen Arten von Gutschriften

Die Mehrdeutigkeit des Begriffs “Gutschrift” führt heutzutage häufig zu Missverständnissen und Verwirrung. Man muss unterscheiden können, um welche Art von Gutschrift es sich handelt; ob aus kaufmännischer, buchhalterischer Sicht oder aus vom Standpunkt einer Bank. Sie alle unterscheiden sich von der Abrechnungsgutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne.

Kaufmännische Gutschrift

Bei einer Rechnungskorrektur, sprechen wir von kaufmännischer Gutschrift. Hierbei wird der zu viel gezahlte oder bereits geleistete Betrag erstattet und eine Korrektur- oder Stornorechnung erstellt. Beispiele für eine kaufmännische Gutschrift sind Preisnachlässe aufgrund von Mängeln, Warenrücknahmen aber auch Rechnungskorrekturen aufgrund von fehlerhaften Rechnungsbeträgen. Korrigiert man eine Originalrechnung, so spricht man von einer Teilgutschrift oder einem Teilstorno. Beispiel hierfür wäre, wenn der Kunde, nur einen Teil der erhaltenen Ware behalten wollen würde und den Rest zurück schickt. Eine kaufmännische Gutschrift wird in einem Negativbetrag angegeben.

Buchungs- bzw. Bankgutschrift

Werden eingehende Beträge verbucht, so handelt es sich hier um eine Buchungs- oder Bankgutschrift. Zahlungseingänge, die auf der Haben-Seite verbucht werden, werden als Gutschrift bezeichnet, egal ob diese aufgrund einer Rechnungskorrektur oder einer Rechnungsstellung eingegangen sind.
Abrechnungsgutschrift

Eine Gutschrift, im steuerrechtlichen Sinne, ist eine Rechnung, die nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wurde. Sie wird als eine besondere Form der Rechnung gehandhabt und oft als “umgekehrte Rechnung” bezeichnet. Eine Rechnung hingegen wird vom Leistungserbringer erstellt und an den Leistungsempfänger geschickt.
Der Geldbetrag einer umsatzsteuerlichen Gutschrift ist positiv. Ein Beispiel hierfür sind Provisionsleistungen, die man an seine Unternehmenspartner etc. ausstellt. Man kann aber auch auf einen einheitlichen Buchhaltungsablauf zurückgreifen und Gutschriften in Form eines Honorars zu einem geregelten und festen Zeitpunkt abwickeln.

Gutschriften sind im Gesetz § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG als Ausnahmen definiert und setzen eine vorherige Absprache beider Parteien voraus. Um vom Finanzamt anerkannt zu werden, muss eine Gutschrift bestimmte Pflichtangaben enthalten. So muss eine Gutschrift als solche gekennzeichnet sein und die Steuernummer des Leistungserbringers enthalten. Für den Fall, dass der Empfänger einer Gutschrift eine Umsatzsteuer für erbrachte Leistungen oder Produkte berechnet, muss auch diese in der Gutschrift aufgeführt werden. Sollte Ihr Unternehmen Vorsteuerabzug berechtigt sein, so können Sie diese als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Das Bundesministerium für Finanzen hat mit dem Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz das Umsatzsteuergesetz ergänzt und definiert welche Pflichtangaben bei einer umsatzsteuerlichen Gutschrift verbindlich sind. Zudem hat das BMF (Bundesfinanzministerium) im Oktober 2013 ein Schreiben veröffentlicht, das Ihnen nähere Informationen zur Ausstellung von Rechnungen und Gutschriften gibt. Sie können dieses Schreiben auf der Website des BMF im PDF Format einsehen.

Eine Gutschrift könnte wie folgt aussehen:

Kleinunternehmer, die nach der Kleinunternehmerregelung besteuert werden, dürfen eine Gutschrift, die eine Umsatzsteuer aufweist, nicht annehmen.

Selbstständige und Freelancer müssen oft mit großen Unternehmen zusammenarbeiten und abrechnen. Hierbei stellt das Gutschriftverfahren eine angenehme Alternative zum eigenhändigen Erstellen von Rechnungen dar.

Die Buchhaltungssoftware sevDesk bietet verschiedene Buchungskategorien für Gutschriften an. Ob man nun auf Provisions- oder Honorarbasis arbeitet, mit der Finanzlösung kann man auch Minderleistungen abrechnen und Stornorechnungen erstellen.

Um sicher zu stellen, dass am Ende jedes Monats die Buchhaltung auch korrekt ist, sollte man im Zweifelsfall eine fehlerhafte Rechnung immer stornieren und nicht löschen.

Je nach Business Model, haben Unternehmen verschiedene Abrechnungsformen – ob sie nun über Gutschriften oder Rechnungen abrechnen. Die sevDesk Integration für Salesforce unterstützt Sie bei diesen Prozessen und hilft Ihnen dabei Ihren Rechnungslegungsprozess zu automatisieren und optimieren.

By Anastasia Pahl
cloudwharf.com

Anastasia Pahl

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