Wie ihr eure Zeiterfassung in Salesforce abbildet

Spätestens seit dem Urteil des BAG (Bundesarbeitsgericht) Ende 2022 ist klar: Arbeitgeber:innen müssen die Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter:innen sicherstellen. Zudem nutzen bereits viele Unternehmen in Deutschland Salesforce. Da liegt eine Frage nahe: Wie integriere ich ein Zeiterfassungssystem in Salesforce? Und was für (andere) Optionen habe ich für das Time Tracking?

Das und einiges mehr erklären wir euch in diesem Blogpost.

Inhaltsverzeichnis

• Wie ihr Time Tracking in Salesforce integriert
  • Möglichkeit 1 – die PSA-App: Prolisk
  • Möglichkeit 2 – Andere Apps im Salesforce AppExchange
  • Möglichkeit 3 – Browser-Add-Ons
• Video: Wie ihr Zeiten in Salesforce erfasst
• Welche Best Practices wir für die Zeiterfassung in Salesforce empfehlen
• Auch mobile Zeiterfassung ist kein Problem
• Ausblick: Zeiterfassung nutzen, um euer Ressourcenmanagement zu verbessern
• Fazit: Die passende Zeiterfassungslösung für euer Unternehmen

Wie ihr Time Tracking in Salesforce integriert

Die erste Möglichkeit, um Zeiten zu erfassen, basiert wirklich 100% auf Salesforce.

Möglichkeit 1 – die PSA-App: Prolisk

Wir sind überzeugt, wer Zeiten trackt, sollte diese Daten auch nutzen:

• für Berichte und Forecasts,
• im Projektmanagement,
• für die Ressourcenplanung,
• für das Generieren von Rechnungen, usw.

Das wollt ihr? Dann ist Prolisk die richtige App für euch. Die App bildet alles ab, was Beratungsunternehmen brauchen, kann aber auch in vielen anderen Branchen sehr hilfreich sein – und mit unser App habt ihr alles perfekt in einem System, alles 100% in Salesforce.

Vorteile der Professional Services Automation App Prolisk

Wir empfehlen unsere App, weil wir wissen, wie gut sie ist. Hier sind die Vorteile:

• Bildet eure Time Tracking Bedarfe ab. Zeiterfassung ist mit Prolisk natürlich kein Problem. Im Video, wenn ihr ein wenig runterscrollt, könnt ihr euch davon überzeugen.
• Nutzt eure Daten effizient. Wenn ihr bereits Salesforce nutzt, dann holt alles aus dem System. Prolisk hilft euch dank einer zentralen Datenquelle (Single Source of Truth), eure Daten effizient zu nutzen, fehleranfällige und repetitive Aufgaben zu automatisieren und eure Prozesse zu optimieren. Besonders zeichnet sich Prolisk durch das perfekte Zusammenspiel bspw. mit unserer Buchhaltungsapp Finblick aus
• Übersichtliches Reporting. Mit Forecast und Utilization bietet euch Prolisk hervorragende Einblicke für euer Projektmanagement. Aber noch viel mehr: Hier erfahrt ihr mehr über die PSA-Lösung.
• Anpassbar für eure Workflows und Automatisierungen. Salesforce ist ein hoch anpassbares System. Nutzt es! Wir helfen euch gerne dabei, eure Workflows zu optimieren. Sendet bspw. automatisiert Benachrichtigungen an alle Teammitglieder, dass sie an ihre Zeiterfassung oder auch das Eintragen ihres Urlaubs erinnert werden.
• Skalierbarkeit. Out-of-the-box Systeme haben oft das Problem, dass sie gut geeignet sind für kleine Firmen, aber nicht mit euch skalieren: Sei es weil zusätzliche bürokratische Anforderungen hinzukommen oder sie sich nicht an eure Prozesse anpassen lassen. Anders ist das bei Prolisk. Unsere PSA-App kann euch auch dann noch begleiten, wenn ihr 100, 1.000 oder mehr Mitarbeiter:innen habt.
• Security Review. Alle Apps auf dem AppExchange durchlaufen den Salesforce Security Review. Natürlich auch unsere PSA-App: Prolisk.

Nachteile der Professional Services Automation App Prolisk

Es gibt allerdings auch Nachteile, wodurch Prolisk z.B. für sehr kleine Unternehmen oder Freelancer:innen nicht die richtige Lösung ist, um Zeiterfassung abzubilden:

• Initialer Aufwand. Wir sind ehrlich: Der initiale Aufwand ist für Prolisk höher als bspw. bei Browser-Add-Ons. Warum? Das kommt auch daher, dass Salesforce eine hoch komplexe und anpassbare Plattform ist. Mittlerweile viel mehr als nur ein CRM. Diese Anpassungsfähigkeit bezahlt man leider manchmal mit einem höheren initialen Aufwand. Wenn ihr allerdings nur die Standardprozesse haben wollt und bereits Salesforce-Expertise habt, dann hält sich auch dieser in Grenzen: in wenigen Tagen ist Prolisk dann aufgesetzt. In Kürze findet ihr ein Video dazu auf unserem YouTube-Kanal.

• Kosten. Wir finden 39€ pro User:in/Monat (Stand: November, 2024) nicht viel für den Funktionsumfang von Prolisk, aber es gibt günstigere Lösungen. Wenn ihr viele User:innen habt, dann nehmt einfach Kontakt zu uns auf. Bei besonders großen Kund:innen ist es möglich, einen Rabatt zu bekommen.

Möglichkeit 2 – Andere Apps im Salesforce AppExchange

Wenn ihr im AppExchange nach „Time Tracking“ sucht, werdet ihr einige Apps finden, die euch helfen, eure Zeiten zu erfassen. Und wer nicht mehr braucht als einen Time Tracker als App für Salesforce, wird hier fündig werden. Es folgen häufige Vor- und Nachteile dieser Apps.

Häufige Vorteile anderer Apps im AppExchange

• Bilden die üblichen Time Tracking Bedarfe ab.
• Security Reviewed durch Salesforce.

Häufige Nachteile anderer Apps im AppExchange

• Initialer Aufwand. Oft kommt es auch bei diesen Apps zu einem höheren initialen Aufwand als bei den Browser-Add-Ons.
• Bei geringerem Funktionsumfang. Trotzdem liefern euch die Apps nicht den Funktionsumfang einer vollwertigen PSA-Lösung.
• Keine Gesamtlösung. Die meisten Apps bieten euch nicht die Gesamtlösung, die insbesondere Beratungsunternehmen oft so schätzen.

Möglichkeit 3 – Browser-Add-Ons

Außerdem gibt es viele Browser-Add-Ons, die euch mittels einer Extension in eurem Browser helfen, Zeiten zu erfassen. Der große Vorteil dieser Add-Ons ist, dass sie üblicherweise sehr einfach einzurichten sind. Häufig schafft ihr euch damit aber ein separates System für die Zeiterfassung an. Für sehr kleine Teams mit wenig Planungsaufwand, die nur eine schnelle Lösung suchen, ad hoc Zeiten zu tracken und diese Zeiten für sich auszuwerten, können diese Lösungen aber auch eine brauchbare und einfach umzusetzende Lösung sein.

Häufige Vorteile von Browser-Add-Ons

• Initialer Aufwand. Bei vielen solchen Apps müsst ihr euch nur registrieren und schon kann es losgehen. Das ist der große Vorteil.
• Kosten. Auch sind die Kosten hier häufig gering, teils sind die Apps sogar umsonst.

Häufige Nachteile von Browser-Add-Ons

• Geringerem Funktionsumfang. Auch hier liefern die Add-Ons nicht den Funktionsumfang einer vollwertigen PSA-Lösung.

• Ein separates System. Häufig kommunizieren diese Systeme aber nur unzureichend mit Salesforce. Das heißt, ihr habt am Ende wieder ein separates System, das die Möglichkeiten, die euch Salesforce bietet, nicht vollumfänglich nutzt.

Video: Wie ihr Zeiten in Salesforce erfasst

Das folgende Video zeigt euch sogar mehr noch als Zeiterfassung in Salesforce. Es zeigt euch, wie leicht es ist, Projektmanagement komplett in Salesforce abzubilden. Ab 07:38 Minuten seht ihr den Time Tracking Prozess, wenn Prolisk einmal aufgesetzt ist.

Welche Best Practices wir für die Zeiterfassung in Salesforce empfehlen

• Erstellt Automatisierungen und Workflows: Automatisierung und Workflows erleichtern die Zeiterfassung erheblich und sorgen für Konsistenz. Durch automatisierte Reminder und Workflows könnt ihr sicherstellen, dass niemand die Zeiterfassung vergisst und alle Daten vollständig und korrekt sind. Dies reduziert manuelle Fehler und spart wertvolle Zeit.
• Erfasst Zeiten sofort: Zeiten sofort zu erfassen stellt sicher, dass die Daten genau und aktuell sind. Wenn ihr die Arbeitszeiten unmittelbar nach Abschluss der Aufgaben dokumentiert, vermeidet ihr Ungenauigkeiten und vergesst keine wichtigen Details. Dies ist besonders wichtig für die Projektplanung und -abrechnung.
• Vertraute und benutzerfreundliche Oberfläche: Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend, um die Akzeptanz und Nutzung der Zeiterfassungssysteme zu gewährleisten. Wenn die Eingabemasken einfach zu bedienen und leicht verständlich sind, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass eure Teammitglieder ihre Zeiten regelmäßig und korrekt erfassen.

Auch mobile Zeiterfassung ist kein Problem

Mit Salesforce kommt immer auch eure Salesforce App. Und das heißt, dass ihr mit Prolisk eure Zeiterfassung immer und von überall aus erledigen könnt.

Ausblick: Zeiterfassung und Ressourcenmanagement – wie ihr euer Zeiterfassungssystem nutzt, um auch euer Ressourcenmanagement zu verbessern

Die Integration von Prolisk in euer Salesforce-System vereinfacht nicht nur die Zeiterfassung, sondern verbessert auch das Ressourcenmanagement erheblich. Durch die präzise Erfassung der Arbeitszeiten könnt ihr immer sofort sehen, wer gerade wie stark ausgelastet ist, was es euch ermöglicht, Ressourcen optimal zuzuweisen (siehe Grafik unten) und Projekte effizient zu planen.

Mit Prolisk könnt ihr die Verfügbarkeit eurer Mitarbeiter:innen einsehen und sicherstellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit an den richtigen Projekten arbeiten. Diese Transparenz hilft euch, Über- und Unterlastungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln, wodurch die Produktivität gesteigert und Projektdurchlaufzeiten verkürzt werden.

Zusätzlich bietet Prolisk umfassende Berichte und Analysen, die wertvolle Einblicke in die Ressourcennutzung liefern. Diese Daten unterstützen euch bei der strategischen Planung und kontinuierlichen Verbesserung der Effizienz eures Teams, indem ihr Trends und Muster erkennen könnt. So schafft ihr eine optimierte Arbeitsumgebung, die den Erfolg eurer Projekte sichert.

Fazit: Die passende Zeiterfassungslösung für euer Unternehmen

Die Integration eines Zeiterfassungssystems in Salesforce ist eine wichtige Maßnahme, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig von den Vorteilen einer zentralen Datenquelle zu profitieren. Ob ihr euch für die umfassende PSA-App Prolisk, eine andere Lösung aus dem AppExchange oder ein einfaches Browser-Add-On entscheidet, hängt von euren spezifischen Anforderungen ab. Für kleine Unternehmen, die kein Wachstum erwarten, können Browser-Addons eine gute Lösung sein. Für alle anderen bietet Prolisk eine mächtige, skalierbare Lösung – nicht nur aber insbesondere für Beratungsunternehmen, die ihre Prozesse optimieren und tiefere Einblicke in ihre Projekte erhalten möchten. Andere Lösungen bieten möglicherweise einen geringeren Funktionsumfang, sind aber einfacher und schneller einzurichten. Letztlich solltet ihr eine Lösung wählen, die eurem Unternehmen langfristig den größten Nutzen bringt.

Marco Zander

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