Routine im Homeoffice

Im Gegensatz zu Ihrem Büroalltag ist Ihr Arbeitstag im Homeoffice nicht vorbei, wenn Sie das Gebäude verlassen. Sie sparen sich zwar Ihren Weg nach Hause, kompensieren diese Zeit möglicherweise aber mit mehr Arbeit, um Ihre To-Do-Listen “noch schnell” abzuarbeiten. So kann es leicht passieren, dass Sie Ihr gewöhnliches Stundenpensum erheblich überschreiten. Seien Sie mal realistisch. Wir wissen beide, dass To-Do-Listen so gut wie nie zu Ende gehen, da immer wieder etwas Neues dazu kommt.

Aufgaben Priorisieren

Um eine Überlastung zu umgehen, sollten Sie sich in erster Linie einen Plan erstellen – und den nicht nur für Ihre Arbeit! Sie können dazu jedes erdenkliche Tool nutzen, ob mit einem Word-Dokument, Old-School mit Stift und Papier oder einer speziell dafür entwickelten App.
Ich arbeite bevorzugt mit Trello Boards, beruflich wie privat. Trello ist ein auf Kanban basierender Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst , der es Ihnen ermöglicht interaktive Listen zu erstellen und Projekte zu verwalten.
Jeden Montagmorgen überarbeite ich meine To-Do Boards, priorisiere meine Aufgaben für die Woche und teile mir meine Arbeit sinnvoll ein. Man kann das Ganze natürlich auch täglich machen. Wichtig ist, eigene Checklisten und Routinen zu entwickeln, Prioritäten zu setzen und diese richtig einzustufen. Nur so bleibt man produktiv und effizient.

Beim Priorisieren von Tagesaufgaben, gehe ich gerne nach der 1-3-5 Regel vor.

1 – steht für die wichtigste Tagesaufgabe, davon gibt es nur eine.
3 – steht für 3 wichtige Aufgaben, die Sie ebenfalls erledigen müssen
5 – steht für 5 kleinere Aufgaben, die Sie abarbeiten sollten, aber nicht unbedingt müssen – hier ist keine Frist gesetzt.

Ich habe Ihnen ein Beispiel Board einer To-Do Liste auf Trello erstellt. Sie können es gerne kopieren und als Vorlage benutzen.

Feste Arbeitszeiten auch im Homeoffice

Je nachdem, welchen Beruf Sie ausüben und welche Regelungen Ihre Firma bezüglich der Arbeitszeit hat, gilt zuallererst herauszufinden, ob und wann Ihre Kernzeiten sind. Unterstützt Ihre Firma Gleitzeit oder gibt es feste Zeiten, in denen Sie präsent sein müssen?
Klären Sie ab zu welchen Zeiten sie erreichbar sein müssen, aber übertreiben Sie es nicht. Sie haben schließlich neben der Arbeit auch Familie. Viele Homeoffice Angestellte versuchen Ihre Abwesenheit im Office mit extremer Abrufbereitschaft von daheim aus zu überkompensieren. Finden Sie ein gesundes Maß an Kommunikation und halten Sie sich daran. Sie müssen Ihren Kollegen nicht jedes Mal eine Nachricht schreiben, dass Sie kurz nicht erreichbar sind. So ziemlich jedes gute Chatprogramm lässt Sie bei Ihrem Profil einen Status setzen oder den Non-Disturb-Modus aktivieren. Slack zum Beispiel hat sehr viele interaktive Integrationen. Wenn Sie Ihren Account mit dem Google Calendar synchronisieren, setzt Slack automatisch ein Kalendericon vor Ihren Namen, sobald Sie in einem Termin sind.

Legen Sie beim Abendessen das Handy weg und konzentrieren Sie sich auf die Zeit mit Ihrer Familie. Viele Dinge können auch bis morgen warten und erfordern keine sofortige Antwort. Wenn Sie nach Feierabend das Büro verlassen und nicht mehr erreichbar sind, überlebt die Firma das doch auch.

Natürlich gibt es Tage, da ist man auch mal länger beschäftigt, als seine gewohnten 8 Stunden – dann setzt man sich nach dem Abendessen oder wenn die Kids im Bett sind noch einmal an den Computer und arbeitet sein Pensum ab. Dies sollte aber eine Ausnahme sein und kein Dauerzustand.

Entwickeln Sie eine Routine

Selbstverständlich kommt es auch immer darauf an, welche Tätigkeiten bei Ihnen tagtäglich auf dem Plan stehen. Homeoffice erspart Ihnen zwar den Weg zur Arbeit und zurück, jedoch müssen Sie selbst ermessen, wie ordentlich gekleidet und gestylt Sie durch den Tag gehen möchten bzw. müssen.
Mein Team kommuniziert miteinander über Slack, Skype und Telefonie. Videos werden dabei selten geschalten. Ich habe aber auch schon in anderen Unternehmen gearbeitet, da waren Videokonferenzen Gang und Gebe. Solange man sich dabei nicht mit einem Kunden oder Vertriebspartner unterhalten hat müssen, war das Aussehen ziemlich nebensächlich.
Es kommt hierbei ganz auf Sie selbst an, Ihren Teamzusammenhalt und Ihre Firmenkultur. Fühlen Sie sich wohler oder motivierter, wenn Sie schick bzw. zurecht gemacht sind – verlangt das Ihr Job bzw. Ihre Position von Ihnen?

Für mich persönlich ist es, solange ich keinen Termin mit Kunden wahrnehmen muss, Schnurzegal, ob ich geduscht oder ungeschminkt bin. Da spare ich mir lieber die Zeit am Morgen und fange etwas früher mit der Arbeit an, sodass ich am Nachmittag mehr mit meiner Familie unternehmen kann.

Eine Sache würde ich aber jedem ans Herz legen; befreien Sie sich wenigstens aus Ihren Schlafklamotten. Im Bademantel zu arbeiten kann vielleicht 1 bis 2 Tage gut gehen, ist jedoch langfristig keine optimale Lösung. Ob Sie nun zur Jogginghose, Jeans oder einem Anzug greifen – umziehen hilft Ihnen dabei sich mental darauf einzustellen, dass der Tag begonnen hat und dem Drang zu widerstehen sich noch einmal hinzulegen. Es gibt Ihnen sozusagen einen Push in die Gänge zu kommen. Zusätzlich motiviert es Sie dazu an die frische Luft zu gehen, um Ihre Gedanken zu sortieren.

Wenn Sie es gewohnt sind morgens nach dem Aufstehen direkt in die Dusche zu hüpfen, umso besser. Beginnen Sie Ihren Tag, so als würden Sie in die Arbeit müssen, sprich, gehen Sie rechtzeitig ins Bett und stehen Sie frühzeitig wieder auf. Ausschlafen ist zwar schön und gut, nimmt Ihnen aber wiederum wertvolle Zeit vom Tag. Versuchen Sie auch Ihre Pausen täglich zur selben Zeit zu machen, vom Feierabend ganz zu schweigen. Und wenn Sie dann einmal fertig sind, dann räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf oder sperren Sie ihn ab; so kommen Sie nicht in Versuchung sich nach dem Abendessen noch einmal hinzusetzen.

Im Großen und Ganzen hängen viele der oben genannten Dinge von Ihnen selbst ab. Finden Sie eine Routine, die zu Ihnen persönlich passt und Ihnen dabei hilft motiviert und produktiv zu bleiben. Lassen Sie sich keinesfalls entmutigen, wenn Sie mal einen schlechten Tag haben. Das ist absolut normal und gehört dazu. Keiner kann jeden Tag 110% geben. Ich hoffe, ich konnte Ihnen etwas weiterhelfen und wünsche viel Erfolg beim Ausprobieren!

Anastasia Pahl

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