11 Schritte zum papierlosen Büro – Rechnungen und Dokumente digitalisieren & effizienter arbeiten

Unternehmen, die Zeit sparen und organisiert arbeiten wollen, sollten auf die Digitalisierung von Dokumenten wie Rechnungen, Verträge, Gutschriften und Angebote setzen. Das papierlose Büro ist in Zeiten von Remote-Work besonders wichtig und steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Handlungsgeschwindigkeit – Verträge werden schneller unterzeichnet und abgeschlossen. Das ist ein besonders wichtiger Faktor für Startups und kleine Unternehmen, die ihren Cash-Flow konstant aufrechterhalten müssen.

Wie gelingt also der Umstieg von Rechnungen und Verträgen in Papier-Form zum digitalen Arbeiten? Unser CEO Konstantin erklärt in unserem neuen Youtube Video die 5 grundlegenden Steps, die ihr umsetzen müsst, um ins papierlose Büro zu starten.

Warum werden im Jahr 2020 überhaupt noch Dokumente von Unternehmen per Post verschickt?

Die Frage hat sich unser CEO Konstantin gestellt, als er Ende Mai, nach ungefähr zwei Monaten Corona bedingtem Homeoffice zum ersten Mal wieder ins Cloudwharf Büro in München gefahren ist. Konstantin konnte seinen Augen kaum trauen, was für ein Stapel von Post ihn erwartet hat. Darunter Rechnungen, Verträge von Partnern, B2B-Werbemailings und noch mehr Rechnungen.

Alle Kuverts durchzusehen, einzuscannen, zu bearbeiten und elektronisch für die Buchhaltung und die Steuerberatung abzulegen nimmt extrem viel Zeit in Anspruch. Zeit, die unser Team für die eigentlichen Geschäftsprozesse bräuchte.

Unser BackOffice schätzt, dass für die Bearbeitung von nicht elektronischen Dokumenten die doppelte oder dreifache Zeit benötigt wird. Und für die Steuerberatung müssen alle Daten ohnehin elektronisch via DATEV übermittelt werden.

Warum versenden also noch immer so viele Unternehmen ihre Dokumente postalisch? Eine logische Antwort gibt es im Jahr 2020 wohl nicht – die gute alte Gewohnheit, fehlende digitale Systemlösungen, der Widerstand von Mitarbeiter:innen und die Angst vor hohem Zeitaufwand einer Umstellung spielen wohl zusammen.

Digital seit der Unternehmensgründung – das bringt viele Vorteile

Seit unser Unternehmensgründung vor fünf Jahren arbeiten wir bei Cloudwharf im papierlosen Büro – komplett digital, alle Dokumente werden elektronisch verschickt und schon vor Corona-Zeiten haben wir großteils remote gearbeitet – Teile unseres Teams sogar über Ländergrenzen hinweg. CEO Konstantin schätzt nicht nur Vorteile wie bessere Organisation, Effizienz und Umweltschutz am papierlosen Büro, es fällt ihm auch viel leichter, Aufgaben ans Team zu delegieren und weiterzuleiten, wenn Dokumente bereits elektronisch verfügbar sind.

Digitale Arbeit ist die Zukunft und bringt viele Chancen – das zeigt, dass wir sogar während der Corona-Krise und Ausgangsbeschränkungen in Deutschland zwei neue Teammitglieder eingestellt haben. Der gesamte Recruiting Prozess ist digital abgelaufen, und das einwandfrei. Die Bewerber wurden per Mail kontaktiert und die Interviews mittels Skype geführt. Nachdem die Entscheidung getroffen war, wurde der Arbeitsvertrag via DocuSign übermittelt und von beiden Seiten unterschrieben, die Einschulung hat auch über Skype stattgefunden. Bereits seit Jahren schließen wir Verträge mit Freelancer:innen komplett online ab.

Trotz des einfachen Prozesses schrecken viele Unternehmen auch während der Corona-Beschränkungen noch immer vor Online-Recruiting zurück und beharren darauf, Bewerber:innen „persönlich“ kennen zu lernen. Dadurch werden Bewerbungsprozesse in die Länge gezogen und Entscheidungen verschoben, obwohl die neuen Mitarbeiter:innen in ihren Abteilungen dringend gebraucht werden. Wir sind der Meinung, dass ein Kennenlernen „in persona“ nicht unbedingt notwendig ist – Gespräche über Skype, Zoom und Co. reichen aus, ein gutes Gefühl für Bewerber:innen, ihre Persönlichkeit und die Qualifikationen zu entwickeln.

Falls ihr noch nicht digital im papierlosen Büro arbeitet, haben wir zusätzlich zu den Tipps einen Prozess für euch, wie ihr jetzt den Umstieg schafft – auch ohne Vorerfahrung in der Digitalisierung.

Papierloses Büro – 11 Schritte zum Erfolg

1. Das ganze Team an Bord holen! Veränderungen funktionieren nur, wenn das gesamte Team mitmacht. Motiviert eure Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen und macht ihnen klar, welche Vorteile und Zeitersparnis papierloses Arbeiten bringt.
2. Überblick verschaffen. Verschafft euch einen Überblick, welche Art von Post und Briefen sie eigentlich regelmäßig bekommen. Wenn sie so wie unser CEO aus einer längeren Zeit im Homeoffice zurückkommen und die Post sich nur so stapelt, ist das der ideale Zeitpunkt dafür.
3. Unnötige Post eliminieren. Alle Dinge, die ihr nicht braucht, wie Werbungen für Firmen, Messen oder Dienstleistungen, die euch nicht interessieren, könnt ihr abbestellen. Falls ihr selbst keine Zeit dafür habt, könnt ihr diesen Task an Mitarbeiter:innen oder Werkstudent:innen abgeben. Aber aufgepasst: Das heißt nicht, dass ihr alle angesammelte Post wegwerfen könnt. Für Rechnungen gibt es bestimmte Aufbewahrungsfristen.
4. Wichtige Post digital bestellen. Dinge, die wichtig sind, wie Stromrechnungen, Rechnungen vom Internetanbieter oder Partner:innen, oder Bankinformationen braucht ihr natürlich weiterhin. Bei den meisten Unternehmen könnt ihr die Rechnungen und Dokumente aber in digitaler Form zugestellt bekommen. Einfach anfragen oder in den Kontoeinstellungen ändern – und ihr kommt dem papierlosen Büro einen Schritt näher.
5. Alles Übrige scannen. Post, die ihr nicht in elektronischer Form bestellen könnt, wie Behördenbriefe, werdet ihr weiterhin bekommen. Scannt diese sofort ein und legt sie ordentlich ab, sodass sie vom gesamten Team gefunden werden. Wenn sie oft unterwegs sind, oder viele Teammitglieder remote arbeiten, empfehlen wir euch die kostenlose App Scannable zum Einscannen.
6. Fixes Startdatum setzen. Damit es nicht auf „irgendwann“ oder „am Montag“ verschoben wird – setzt ein festes Datum, ab dem das Projekt papierloses Arbeiten gestartet wird und das gesamte Team mitmacht.
7. Struktur schaffen. Ob das Microsoft Sharepoint, Google Drive oder ein digitales Buchhaltungssystem wie sevDesk sein soll – Hauptsache alle Dateien werden organisiert abgelegt und sind von allen Teammitgliedern einfach und schnell auffindbar.
8. Selbst mit gutem Beispiel vorangehen. Das bedeutet, dass du sofort damit beginnst, deine Rechnungen und Dokumente elektronisch zu verschicken. Wir schicken alle unsere Angebote, Rechnungen und Gutschriften digital mit sevDesk aus unserem CRM System Salesforce heraus direkt an unsere Kund:innen und Partner:innen – das funktioniert mittels der sevDesk Integration für Salesforce, die schon ab € 35,- pro User auf AppExchange verfügbar ist. Wegen der niedrigen Kosten und der einfachen Einrichtung ist die Integration auch perfekt für Startups und kleine Unternehmen geeignet.
9. Die Buchhaltung digitalisieren. Wenn ihr bereits alle Rechnungen digitalisiert haben, ergibt es Sinn, auch die Buchhaltung vollständig zu digitalisieren. Das geht zum Beispiel mit Anbietern wie sevDesk. Das Unternehmen gibt dir auch wertvolle Tipps zum Digitalisierungsprozess.
10. Dranbleiben. Seid stolz auf eure Erfolge, ruht euch aber nicht auf ihnen aus. Damit sich (fast) papierloses Arbeiten auch in eurem Unternehmen etabliert, müsst ihr unbedingt dranbleiben. Neue Post und eingehende Briefe solltet ihr immer darauf checken, ob sie notwendig sind. Falls nicht – abbestellen. Falls ja – scannen und, wenn möglich, um digitale Zustellung in Zukunft bitten.
11. The next Level: Verträge digitalisieren. Digitale Verträge sind der letzte wichtige Schritt zum papierlosen Büro. Seit 2016 ist die elektronische Signatur in Deutschland rechtlich gänzlich anerkannt. Mit Tools wie DocuSign könnt ihr Verträge ganz einfach mit Vertragspartner:innen teilen und mit der elektronischen Signatur unterschreiben – ohne postalisches Hin- und Herschicken oder Ausdrucken und Einscannen. So schließt ihr Verträge schneller ab, spart Zeit, minimiert das Risiko des Rücktritts einer Partei noch vor der Vertragsunterzeichnung und erhöht eure geschäftliche Handlungsgeschwindigkeit.

Eine Umstellung auf digitale Rechnungslegung und Vertragsmanagement ist oft leichter, als ihr denkt und bringt viele Chancen für euer Unternehmen – besonders Social Distancing und das verpflichtende Corona Homeoffice haben uns gezeigt, dass die Unternehmen, die trotz Krise und räumlicher Distanz weiter handlungsfähig bleiben und deren Geschäftsprozesse schnell funktionieren einen klaren Vorteil haben.

Um das papierlose Büro und Arbeiten in eurem Unternehmen einzuführen, müsst ihr keine weitere Corona-Welle abwarten – ihr könnt gleich heute beginnen und die 11 Schritte zum papierlosen Büro mit eurem Team umsetzten!

Wollt ihr noch wissen, wie es aussieht, wenn unsere sevDesk for Salesforce-Integration vollständig aufgesetzt ist? Anastasia erklärt es euch in diesem Blogpost. Folgt uns sonst gerne auch auf LinkedIn für weitere Tipps zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und remote Work.

Katharina Montes Suma

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