Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen – Unterschiede verstehen und richtig anwenden

Katharina Montes Suma

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Verschiedene Branchen wie der Anlagenbau, Software- und Serviceanbieter oder das Baugewerbe erbringen vereinbarte Leistungen meistens über einen längeren Zeitraum hinweg oder in Teilleistungen. Deshalb werden dem Auftraggeber häufig Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen gestellt, bevor die Schlussrechnung als Abrechnung der finalen Kosten folgt.

In diesem Blogpost erklären wir dir, was genau eine Teilrechnung, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung ist, was die (steuerlichen) Unterschiede sind und wie du die verschiedenen Rechnungstypen in Salesforce erstellen kannst.

In unserem Youtube Video erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du Teil- und Abschlagsrechnungen in der sevDesk für Salesforce Benutzeroberfläche erstellst und erklären dir alle Vorteile.

Youtube Thumbnail sevDesk für Salesforce Teilrechnungen

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Die Abschlagsrechnung wird auch als Akontorechnung bezeichnet die Rechnung für einen Teilbetrag des Auftrages, von dem noch keine Leistung erbracht wurde. Abschlagsrechnungen werden oft verwendet, wenn der Wert der Ware oder Leistung sehr hoch ist, und sich die Erbringung über einen langen Zeitraum erstreckt, wie zum Beispiel bei einer Bauleistung. Sie ist also wie eine Anzahlung zu sehen. Die Abschlagsrechnung macht meistens einen prozentualen Anteil der Gesamtrechnung aus, wie zum Beispiel 20 Prozent des Gesamtbetrags, die vor Auslieferung der Waren oder Erbringung der Leistung bezahlt werden müssen. Eine Abschlagsrechnung kann aber auch einen fixen Betrag oder die Kosten für einzelne Produktpositionen ausmachen.

Was ist eine Teilrechnung?

Eine Teilrechnung oder auch Teilschlussrechnung wird dann gestellt, wenn du eine bereits vollständig erbrachte Leistung abrechnen willst. Wenn zum Beispiel für einen Auftrag von zehn Produktionsmaschinen bereits drei Stück ausgeliefert wurden, kann eine Teilrechnung für die bereits ausgelieferte Ware erstellt werden. Eine Teilrechnung kann für einzelne Posten, mehrere einzelne Posten, einen prozentuellen Betrag oder einen Fixbetrag erstellt werden. Bei Teilrechnungen musst du auch die Gewährleistungspflicht beachten. In Bezug auf die Konsequenzen für die Finanzbuchhaltung verhält sie sich wie die Schlussrechnung.

Wann machen Teilrechnungen Sinn? Teilrechnungen zu erstellen ist für dich und dein Unternehmen sinnvoll, wenn die Leistungserbringung über einen längeren Zeitraum erfolgt. Es werden zum Beispiel pro Monat vier Geräte an den Kunden geliefert, bis der Gesamtauftrag von 24 Geräten erfüllt ist.

Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung?

Bei einer Teilrechnung wurde bereits eine (Teil-) Leistung an den Kunden erbracht, die in Rechnung gestellt wird. Im Unterschied dazu wird bei der Abschlagsrechnung ein Teilbetrag in Rechnung gestellt, obwohl noch keine Leistung erbracht wurde. Abschlagsrechnungen können als eine Art Anzahlung gesehen werden, die vor der Leistungserbringung von meist sehr wertvollen oder langfristigen Aufträgen getätigt werden.

Es können auch mehrere Teilrechnungen gestellt werden, bevor die Schlussrechnung gestellt wird. Sobald eine Leistung erbracht wurde, werden Teilrechnungsbeträge als Teilrechnungen bezeichnet und erfasst.

Es gibt auch einen steuerlichen Unterschied zwischen den zwei Rechnungsarten. Bei Abschlagsrechnungen wird die Umsatzsteuer bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig, in dem der Teilbetragszahlung vereinnahmt wurde. Bei Teilrechnungen und Schlussrechnungen gilt aber wie gewohnt, dass die Pflicht zur Umsatzsteuerabfuhr mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes entsteht, in der die Leistung erbracht wurde. Bei Abschlagsrechnungen ist die Umsatzsteuer also schon vor Leistungserbringung zu zahlen.

Was ist eine Schlussrechnung?

Die finalen Kosten werden mit der Schlussrechnung abgerechnet. Im Umsatzsteuergesetz wird die Schlussrechnung auch Endrechnung genannt. In der Schlussrechnung müssen alle Teilleistungen und Beträge, die bereits durch Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen gedeckt wurden übersichtlich aufgeführt und im ausstehenden Gesamtbetrag beachtet werden. Vorher geleistete Anzahlungen und Teilzahlungen verringern natürlich den noch ausstehenden Gesamtbetrag.

Wie kann ich Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen einfach stellen?

Wenn du mit Salesforce arbeitest, konntest du bis jetzt nur eine Gesamtrechnung stellen. Weil wir aber wissen, dass viele Betriebe aus unterschiedlichen Branchen regelmäßig verschiedene Rechnungsarten stellen und Teilbeträge verrechnen, haben wir auf Kundenwunsch ein tolles Feature entwickelt, das die Arbeit mit Salesforce einfacher und effizienter macht. Damit kannst du jetzt Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen direkt in Salesforce erstellen.

Das geht mit unserer sevDesk Integration für Salesforce die du schon ab 35 Euro pro Monat und Nutzer bei jährlicher Zahlung bekommst. Du kannst alle Funktionen der sevDesk Integration für Salesforce auf AppExchange mittels Test Drive testen – wir haben dir auch Testdaten bereitgestellt.

Schritte zur Erstellung von Teilrechnungen in Salesforce

Wir haben uns bemüht, das neue Feature für Teilrechnungen so unkompliziert wie möglich zu gestalten – denn eine gute Usability ist uns sehr wichtig.

Bevor du eine Rechnung erstellen kannst, muss zuerst in sevDesk unter den Einstellungen die Erstellung von Teilrechnungen aktiviert werden, sonst ist es in Salesforce später nicht möglich.

Um eine Abschlags- oder Teilrechnung zu erstellen, klicke nun oben rechts wie gewohnt auf Rechnung erstellen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du nun auswählen kannst, ob du eine Abschlagsrechnung, eine Teilrechnung oder eine Schlussrechnung erstellen möchtest.

Erstelle Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen mit wenigen Klicks in Salesforce.

Teilrechnung und Abschlagsrechnung können mit dem Update in drei Varianten erstellt werden: Mit einem prozentualen Betrag, einem festen Betrag oder mit der Auswahl bestimmter Produkte.

Wähle also nun aus, ob du eine Abschlagsrechnung oder eine Teilrechnung erstellen möchtest und mit welcher Variante du den Betrag festlegen willst, also ob zum Beispiel 30 Prozent, 3.000 Euro oder Produkt A und B den Rechnungsbetrag bilden.

Wähle hier die verschiedenen Positionen und Menge aus, die in der Teilrechnung verrechnet werden.

Du kannst eine Abschlagsrechnung und mehrere Teilrechnungen für einen Auftrag erstellen. Dank der sevDesk für Salesforce Integration und der Synchronisation mit deinem Online-Banking Konto in sevDesk hast du in Salesforce auch immer einen Überblick über den noch ausstehenden Rechnungsbetrag. Wird nun der Gesamtbetrag fällig, klickst du einfach auf Schlussrechnung. In Salesforce wird jetzt automatisch eine Schlussrechnung mit dem noch offenen Betrag erstellt. Auf der Rechnung ist neben allen Positionen auch eine Übersicht über alle vergangenen Abschlags- und Teilrechnungen und den noch zu zahlenden Restbetrag für volle Transparenz und Übersicht aufgelistet.

Die Möglichkeit Abschlussrechnungen und Teilrechnungen zu stellen ist eines von vielen unserer neuen Features des sevDesk für Salesforce Winter Release. Alle Features und Vorteile erklären wir dir im Blogpost zum Winter Release.

Unsere sevDesk Integration für Salesforce ist auf AppExchange erhältlich und kostet 35 Euro pro Monat und Nutzer bei jährlicher Zahlung. Für etwas größere Unternehmen, die mehr User benötigen bieten wir auch ein Preismodell von 200 Euro pro Monat pro Unternehmen an. Möchten Sie mehr als fünf Mitarbeiter-Zugänge einrichten, macht das Preismodell pro Unternehmen Sinn.

Erfahren mehr über die Funktionen der sevDesk Integration für Salesforce wie die Erstellung von Angeboten, die Auftragserfassung und Rechnungsstellung und die automatische Erstellung von Gutschriften auf unserem Blog und Youtube Kanal.